Wer schreibt denn heute noch E-Mails? Warum die interne E-Mail ausstirbt und ESNs übernehmen

17 Oktober 2019 - 6 Minuten Lesezeit

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E-Mail ist heute von Büros und Unternehmen kaum mehr wegzudenken. Das Kommunikationsmittel, das seit über 40 Jahren existiert, hat jedoch schon ausgedient, meinen manche. Tatsächlich gibt es einige Bereiche, in denen E-Mail einfach nicht mehr mithalten kann und wo soziale Intranets und Mitarbeiter-Apps ihren Platz einnehmen.

Aus dem Bericht von „Tech Trends 2018“ des Investitions- und Beratungsunternehmens GP Bullhound geht hervor, dass Social Media Apps wie Facebook, WhatsApp und andere Messenger Apps E-Mail am Arbeitsplatz bereits überholen. Sie sahen 2018 als das Endjahr für E-Mails. Statistiken zur E-Mail Nutzung zeichnen ein anderes Bild.

statistic_id392576_anzahl-der-versendeten-e-mails-in-deutschland-pro-jahr-bis-2018 (1)2018 wurden in Deutschland 848,1 Milliarden E-Mails versandt  - Tendenz steigend. Die E-Mail Nutzung steigt jährlich um circa 5% an. Doch gerade diese immense Anzahl an Nachrichten, ist es was der E-Mail Kommunikation den Tod bringt.

Tod durch E-Mail

E-Mail ist keineswegs die effizienteste Kommunikationsform. Einer der Gründe, warum Menschen einen Bogen um E-Mail machen ist die Tatsache, dass sie selten die E-Mails erhalten, auf die sie warten. Obwohl die Spam Filter jedes Jahr besser werden, sind immer noch unglaubliche 45% der E-Mails, die wir erhalten Spam. Die E-Mail Flut ist nicht informativ, sondern ineffektiv.

Death by E-Mail

E-Mail allein reicht nicht aus, um eine große Anzahl an Mitarbeitern ausreichend mit wichtiger, arbeitsbezogener Information zu versorgen. E-Mails und ihre Anhänge spiegeln in der Regel nicht in die normale Ordnungsstruktur eines Unternehmensnetzwerks wieder und so erhalten die Mitarbeiter täglich hunderte Mails, die sie nur am Rande betreffen, werden durch die Informationsflut abgestumpft und übersehen oft jene Nachrichten, die für sie wirklich wichtig und informativ wären.

Die E-Mail Kommunikation braucht auch viel Zeit und ist ein Produktivitätskiller. Führungskräfte müssen sich bis zu 20 Stunden pro Woche mit E-Mail Arbeiten beschäftigen. Angestellte verbringen täglich 2 bis 3 Stunden damit das vollgestopfte E-Mail-Postfach zu durchwühlen, um die paar relevanten Informationen zu finden, die sie brauchen. Wir sind regelrecht süchtig danach jeden Tag (mehrmals) das Postfach zu checken. Und es lenkt uns ab. Mitarbeiter brauchen nach dem Lesen einer Mail im Schnitt 64 Sekunden, um zur Arbeit zurück zu finden. In einer Welt, in der Geschwindigkeit wesentlicher ist als je zuvor, verschwenden die Unternehmen wertvolle Zeit.

Schwacher Datenschutz

Ein weiterer Punkt, der gegen die überwiegende Nutzung von E-Mails spricht, ist der problematische Datenschutz. Zum Einen wurde E-Mail entwickelt bevor Datenschutz jemals ein Anliegen war. Eine Nachricht geht nicht direkt vom Sender zum Empfänger, sondern wird über mehrere Netzwerke und Server geleitet bevor es am Bestimmungsort ankommt. Auf dem Weg werden oft Staatsgrenzen überschritten, wo in jedem unterschiedliche Richtlinien und Gesetze bezüglich des Datenschutzes herrschen. Diese Checkpoints auf dem Weg zum Empfänger sind aufgrund von ungesicherten Netzwerken Angriffsflächen für Hacker.

Im Allgemeinen ist E-Mail auch nicht verschlüsselt, also können Hacker, die ein Netzwerk oder einen Server angreifen alle E-Mails inklusive Anhängen lesen. Sogar wenn sie nicht direkt auf die Mails zugreifen können, ist das Passwort oft für sie zugänglich, weil die meisten Anbieter keine Zwei-Faktor Authenitfizierung aufweisen. Cyberkriminelle sind bei Angriffen auf E-Mails (noch) viel effizienter, als sie es bei Messenger Apps und SMS Kommunikation sind, wie es aus einem Forbes Artikel hervorgeht.

Ein Enterprise Social Network (ESN) wie Speakap verfügt über die neueste Sicherheitstechnik, um eine sichere und geschützte Datenspeicherung zu gewährleisten. Die Daten werden in modernen und klimaneutralen Datenzentren in den Niederlanden gespeichert. Diese Hochsicherheits-Datenzentren haben strenge Zugangs- und Speicherregeln, um sicherzugehen, dass keiner an Ihre wichtigen Daten herankommt.

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Ein Wandel in der Kommunikationsweise

Die Generation Z und Millennials, die am Arbeitsplatz bereits die Mehrheit ausmachen, verwenden immer seltener E-Mails. Wer mit vielen (jungen) Menschen Information teilen will, greift ganz natürlich zu Facebook, Instagram und Twitter. Will man schnell jemanden kontaktieren, schreibt man eine Chat-Nachricht oder eine SMS. E-Mail gilt als verstaubt, veraltet, lästig und langsam.

Die Kommunikation auf sozialen Netzwerken ist lockerer, macht Spaß und Lust zu kommunizieren. Hierarchien werden zwar abgebrochen, aber durch die Gruppen und Spiegelung der Organisationsstruktur herrscht trotzdem Ordnung. Nachrichten können ganz einfach „One to many“ sein ohne endlose CCs, aber es können auch ganz spezifisch im Chat Einzelpersonen angesprochen werden. Bilder und Videos machen die Inhalte ansprechbar und halten die Aufmerksamkeit der Nutzer in dieser reizüberfluteten Welt.

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Besonders in Non-Desk Branchen muss darauf Rücksicht genommen werden, dass nicht jeder bei der Arbeit Zugang zu einem PC hat.  Viele der Non-Desk Mitarbeiter besitzen auch keinen persönlichen Computer oder Laptop, sondern verlassen sich ausschließlich auf ihr Smartphone. Dadurch wird es immer offensichtlicher, dass in jedem Unternehmen eine „mobile friendly“ Lösung her muss.

Neue Kommunikation braucht einen Kulturwandel

Für viele Unternehmen bedeutet der Einsatz eines eigenen sozialen Netzwerks einen Kulturwandel. Die neue Ära der Kommunikation erfordert Initiative und Motivation. Die Mitarbeiter können sich nicht nur blind berieseln lassen, sondern müssen auf Plattformen interagieren und sich mit den Informationen beschäftigen. Dies hat unglaublich viele Vorteile von der Steigerung der Produktivität, Leistung, Umsatz und Motivation bis zur erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit und Erschaffung einer positiven Unternehmenskultur.

E-Mails sind das Gegenteil von proaktiver, auf andere zugehender Pull-Kommunikation. Der Kommunikationsstil wird durch die Technologie erzwungen und starre, veraltete E-Mail-Kommunikation geht mit reger hierarchischer Ordnung einher. Wer ein modernes, offenes und transparentes Unternehmen sein will, das seine Mitarbeiter fördert und das Beste aus ihnen herausholt, wird auf intuitive, Zwei-Wege Kommunikation auf sozialen Plattformen setzen müssen. Es ist vor allem wichtig gerade die älteren Kollegen, die dem Wandel skeptisch gegenüberstehen and die Hand zu nehmen und sie auf den Wechsel vorzubereiten. Denn ein soziales Netzwerk kann nur dann funktionieren, wenn eine kritische Masse mitmacht.

Die Zahl der E-Mail-Postfächer steigt und wird auch weiter steigen. Das liegt unter anderem auch an der Zunahme von E-Mail-Konten auf Smartphones und der stetigen Verbreitung von Webmail-Diensten. Schon aus diesem Grund ist die E-Mail für Marketing-Verantwortliche weiterhin ein wichtiges Werkzeug und ein sicherer Weg die Kunden per Newsletter zu erreichen. Für die interne Kommunikation in Unternehmen ist man mit einer ESN aber sicher besser bedient.

Schritt für Schritt Anleitung
Katy Renner

Geschrieben von Katy Renner

Katy is shaping the new voice of Speakap. When she's not writing for work, she's writing for fun. When she's not writing, then she's probably out looking for the best taco in the city.