Der Leitfaden zu Enterprise Social Networks

Alles, was Sie über Enterprise Social Networks (ESN) und darüber, wie Sie einen Business Case für ESNs bauen können, wissen müssen.

1 Die Verwendung eines Enterprise Social Network

Als Arbeitgeber ist es wichtig, die Mitarbeiter im Unternehmen einzubinden, weil engagierte Mitarbeiter ein positives Kundenerlebnis schaffen. Fast 80% der Manager bestätigen dies, laut dem "Global Human Capital Trends" Bericht von Deloitte.

Gleichzeitig leben wir in einer Zeit, die von der digitalen Technologie dominiert wird und in der Transparenz immer wichtiger wird. Ein Enterprise Social Network ist das ideale Tool, um das Mitarbeiterengagement in einem Unternehmen zu steigern - es bietet in all diesen Aspekten eine Lösung und garantiert eine transparente Kommunikation mit Ihren internen Interessensvertretern auf eine vertraute Art.

"Sie müssen Ihre Mitarbeiter als Ihre wichtigsten Interessensvertreter sehen, weil sie sich gut um Ihre Kunden kümmern werden und die Kunden sich wiederum gut um weitere Interessensvertreter kümmern." Global Human Capital Bericht - Deloitte

2. Die Definition eines Enterprise Social Network

Der Begriff Enterprise Social Network klingt zwar gut, wird aber nicht immer ganz verstanden. Kurz gesagt, definieren wir ESN als eine Plattform, die Unternehmen hilft, alle Mitarbeiter miteinander zu vernetzen. Wie der Name schon sagt, spiegelt ein ESN die Art, in der beliebte Social Media Seiten funktionieren, wider, ist aber auf die interne Kommunikation in Unternehmen zugeschnitten.

Es gibt mehrere Synonyme für den Begriff Enterprise Social Network, wie zum Beispiel Social Intranet, Mitarbeiterapp, Mitarbeiterengagement-Plattform, Interne soziale Medien, Internal Social Network, Interne Kommunikationsapp oder einfach Kommunikationsapp. In all diesen Fällen sprechen wir von demselben: eine geschäftliche Form der Social Media mit einer Chronik, auf der Mitarbeiter Nachrichten veröffentlichen können und wo sie über einen Chat miteinander kommunizieren können. Beispiele solcher Enterprise Social Networks sind Speakap, Facebook at Work, Slack, Yammer und Microsoft Teams.

Für uns wäre die vollständige Definition eines Enterprise Social Networks die folgende:

"Eine interne, geschlossene soziale Netzwerkseite, die für alle Mitarbeiter des Unternehmens über eine cloud-basierte Lösung zugänglich ist und wo die Mitarbeiter nur jene Informationen sehen, die für sie relevant sind."

3. Enterprise Social Networks versus Intranet

Wenn es um die interne Kommunikation in einem Unternehmen geht, ist das erste was den meisten in den Sinn kommt das Intranet. Das Firmen-Intranet ist die traditionelle Art, in der die meisten Unternehmen eine interne Kommunikation schaffen.

Der Nachteil des traditionellen Intranets ist, dass es normalerweise eine überholte IT Struktur hat - eine, die für die IT-Abteilung, aber nicht für den Endverbraucher geeignet ist - und die meisten jüngeren Generationen, vor allem Generation Y, die mit Facebook und Twitter als Norm aufgewachsen ist, können mit dem Intranet nicht viel anfangen. Da die Generation Y bald den größten Teil der Arbeiterschaft ausmachen wird, sollten Sie eine Plattform verwenden, die beliebt und für diese Altersgruppe vertraut ist. Ein Enterprise Social Network ist deshalb die beste Wahl.

 

ESN platform met draagkracht

Die Vorteile eines ESN

Die Liste der Vorteile, die mit der Verwendung eines Enterprise Social Network verbunden sind, ist lang, aber die Hauptpunkte sind:

  • Es vereinfacht die transparente Kommunikation
  • Alle Mitarbeiter bekommen eine Stimme, auch jene, die nur Teilzeit arbeiten oder keine berufliche E-Mail Adresse haben
  • Alle Mitarbeiter des Unternehmens werden inkludiert, egal in welcher Abteilung sie arbeiten
  • Es stellt sicher, dass alle von derselben Sache sprechen
  • Sie können in Echtzeit mit allen Mitarbeitern kommunizieren, auch wenn ihre Schicht schon zu Ende ist, sie sich frei genommen haben oder für ein paar Tage keine Schicht übernommen haben
  • Die Menschen bekommen ein Gespür für die unterschiedlichen Aufgaben des Unternehmens
  • Mitarbeiter können durch Tipps und Tricks einander helfen, das Beste aus sich und der Arbeit herauszuholen
  • Es bietet Mitarbeitern einen schnellen Weg Information und Unterstützung von Managern und betrieblichen Funktionen zu erhalten
  • Es bietet Mitarbeitern eine Plattform, auf der sie Erfahrungen oder persönliche Errungenschaften teilen können
  • Es passt zur natürlichen Verhaltensweise der Mitarbeiter

Zusammengefasst, ist der wahre Vorteil interner sozialer Medien, wie bei anderen sozialen Medien, das Teilen von besonderen Momenten mit Kollegen in allen Bereichen des Unternehmens.

"Erfolge zu feiern ist jetzt einfacher, weil wir schnell Fotos und Nachrichten mit unseren Kollegen oder einer Gruppe von Mitarbeitern teilen können."
Rosa Hoekstra, HR Beraterin bei Pathé Kinos

"Ich kann meine Kollegen schnell und einfach erreichen, wenn ich sie für etwas Bestimmtes brauche. Ebenso schnell können sie auch reagieren. Wir sehen außerdem was andere Kinos machen und erreichen, was uns dazu inspiriert die Qualität unserer Leistungen zu verbessern." Peter Heesakkers, Manager im Pathé-Kino "de Kuip"

4 Warum Social Media für Mitarbeiter funktioniert

Die westliche Welt liebt soziale Medien. In der EU nutzen 63% der Gesamtbevölkerung regelmäßig soziale Medien und in Deutschland sind über 40% aktive Nutzer von sozialen Medien.

Die Generation, aus der jemand ist, macht dabei keinen Unterschied. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern auf diese Art begegnen, passen Sie sich ihrer Erfahrung an. Manche Unternehmen haben schon die Führung übernommen und die Bedeutung von sozialen Medien in der internen Kommunikation erkannt.

Die Nutzung von sozialen Medien online und auf mobilen Geräten in Deutschland in 2018 (laut einer Studie von Hootsuite)

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"Wir sind uns bewusst, dass soziale Medien im Leben unserer Mitarbeiter immer präsenter werden. Deshalb wollen wir unseren Kollegen bei Pathé dieselbe Leichtigkeit der Kommunikation bieten." Rosa Hoekstra, HR Beraterin bei Pathé Kinos

5. Zeichen, dass Sie ein Enterprise Social Network brauchen

Ein Enterprise Social Network hilft Ihrem Unternehmen, die Mitarbeiter miteinander zu verbinden, aber woher können Sie wissen, wann es Zeit ist ein Enterprise Social Network in Betracht zu ziehen, wenn Sie ein schnellwachsendes Unternehmen sind, bereits eine Kommunikationssoftware haben, oder eine sehr dezentralisierte Organisation sind?

  • Suchen Sie nach einer einzigen Plattform für die gesamte interne Kommunikation?
    Ein Überblick aller Kommunikationswege stellt sicher, dass die Mitarbeiter wissen wo sie was finden können - dies schafft eine bessere Kommunikation und Transparenz. Die Information ist leicht erhältlich und es ist nicht wichtig, wo ihr Kollege sitzt: Sie können ihm oder ihr eine private Nachricht senden und die Person wird darüber per Push-Benachrichtigung informiert.
  • Wollen Sie alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens erreichen, auch jene, die nicht an einem Computer sitzen oder nur Teilzeit arbeiten?
    Es gibt viele Unternehmen in denen ein (Groß)teil der Mitarbeiter nicht den ganzen Tag am Schreibtisch verbringt. Denken Sie zum Beispiel an den Einzelhandel, das Gastgewerbe, Facility Management, Catering, Baugewerbe oder das Gesundheitswesen. Dies sind auch genau die Branchen mit einer hohen Prozentzahl an Teilzeit-Mitarbeitern. Mit einem Enterprise Social Network können Sie all diese Personen erreichen. 
  • Wollen Sie Ihr Kundenerlebnis verbessern und zu den Marktführern Ihrer Branche aufsteigen?  
    Bei Speakap arbeiten wir mit einer Reihe von Marktführern, wie Rituals, IKEA, McDonald's, Suitsupply und G-Star zusammen, also erfahren wir aus erster Hand wie die Integration einer ESN das Kundenerlebnis beeinflussen kann. Wenn Sie ihr Kundenerlebnis verbessern wollen, müssen Sie Ihren Frontline-Mitarbeitern die Tools liefern, damit sie das tun können.

  • Suchen Sie nach einer modernen Intranet-Lösung?
    Mitarbeiterengagement im Unternehmen erfordert eine Lösung, die auf die Bedürfnisse und das Verhalten Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten ist. Die überwiegende Arbeitsgenerationen von Heute und Morgen - Millenials und die Generation Z - sind Digital Natives, die Unternehmen mit veralteten IT Lösungen nicht ernst nehmen werden. Die Kommunikationsapps, die Sie zur Vernetzung Ihrer Mitarbeiter verwenden, müssen schnell sein, Datenschutz garantieren und sowohl am Desktop als auch auf mobilen Geräten einwandfrei funktionieren. Für die Facebook/Whatsapp/We Chat-Generation werden Sie ebenfalls eine integrierte Messaging-Funktion und die Möglichkeit leicht Bilder hochzuladen bieten müssen.

  • Ist Ihnen aufgefallen, dass Kollegen WhatsApp für die interne Kommunikation verwenden? 
    Geben Sie zu, Sie haben es tausendmal zuvor gesehen: Wenn die aktuelle Lösung nicht funktioniert, werden Ihre Mitarbeiter eine finden, die funktioniert und diese stattdessen verwenden. Whatsapp ist hier die naheliegendste Lösung. Sagen Sie es nur nicht Ihrer Rechtsabteilung oder den Kontrollbeamten!
    Externe Lösungen sind nicht ideal für Ihre Organisation, weil Sie nicht garantieren können, dass die Information das Gebäude nicht verlässt. Wenn Ihre Mitarbeiter über Whatsapp miteinander kommunizieren, hat die App Zugriff auf alle persönlichen Daten, wie Fotos, Kontakte, Telefonnummern und Standorte. Eine unternehmensweite, geschlossene Lösung ist deshalb ausschlaggebend, um die Daten zu schützen und die Welle an informellen Lösungen zu bremsen.

  • Wollen sie Information an einem zentralen Ort speichern und verwalten?
    Die Information in einem zentralen Hub zu sammeln, so dass sie für alle Mitarbeiter leicht zugänglich ist, ist eine extrem praktische Sache. Nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für das HR Team, das ständig gefragt wird wo das neueste Firmenhandbuch zu finden ist. Mit einem ESN, das Dateien speichert, kann jeder auf dieselbe Information zugreifen. Wie oft passiert es, dass es ein Update gab, aber (manche) Mitarbeiter keinen Zugang zu der neuesten Version eines Programms haben? Mit einer App zur internen Kommunikation, können Sie all diese Probleme vermeiden.Download free whitepaper about internal communication

6. Wie Sie ein ESN wählen

Sie sind nun bereits überzeugt. Es ist Ihnen klar, dass Sie Ihrem Unternehmen ein ESN nicht nur wollen, sondern brauchen. Tatsächlich können Sie nicht glauben, dass es so lange ohne funktioniert hat. Es wird Zeit, sich die Optionen anzusehen. Sie sollten eine Liste der wichtigsten Faktoren bei der Wahl eines Enterprise Social Network erstellen - oder Sie könnten diese, die wir für Sie vorbereitet haben, verwenden:

  • Werden Mitarbeiter die Plattform intuitiv verwenden können?
    Eine Plattform, bei der die Mitarbeiter unmittelbar wissen, wie sie funktioniert, macht sie zu einer Kommunikationsapp, die nicht nur einfach ist und von allen angenommen wird, sondern die sie auch gerne verwenden.

  • Wird die Plattform ständig verbessert werden? 
    Eine Plattform, die nicht immer weiterentwickelt wird, ist schnell überholt. Wählen Sie immer eine Plattform mit Funktionen, die aktiv verbessert oder hinzugefügt werden und eine, die eine aussagekräftige Roadmap hat.

  • Unterstützt es Push-Benachrichtigungen?
    Push-Benachrichtigungen stellen sicher, dass Neuigkeiten für den Mitarbeiter sofort sichtbar werden und er daher schnell über das Neueste informiert ist.

  • Erfüllt die Plattform die aktuellen Anforderungen im Bezug auf Datenschutz?Datenschutz ist in Unternehmen ein heikles Thema. Mit der neuen Datenschutzrichtlinie DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) werden die Daten der Zivilgesellschaft besser geschützt als je zuvor. Mit Mai 2018 müssen alle Unternehmen dabei auf dem neuesten Stand sein. Dies lässt keinen Raum für halbherzigen Datenschutz, da die Strafen für Unternehmen, welche die Daten ihrer Mitarbeiter und Kunden nicht ausreichend schützen, enorm sind.

  • Können sich Personen einloggen, egal wo sie sich gerade befinden? 
    Es ist wichtig, auch die Menschen zu erreichen, die keinen fixen Arbeitsplatz haben. Erleichtern Sie es diesen Personen auf dem Gerät ihrer Wahl zuzugreifen, so dass sie sich im Unternehmen engagieren können.

  • Ist die Anwendung schnell?
    Menschen sind generell ungeduldige Wesen, aber besonders wenn es um das Öffnen von Webseiten oder Apps geht, gibt es eine sehr geringe Toleranz von 3 bis 4 Sekunden. Selbstverständlich ist es nicht nötig es zu betonen, dass jede Lösung zur internen Kommunikation schnell sein soll.

  • Gibt es Störungen?
    Wenn eine langsame App Ihre Mitarbeiter irritiert, wird eine, die ständig ausfällt, sie definitiv wieder zu WhatsApp treiben. Dies ist etwas, das Sie auf jeden Fall vermeiden wollen, so dass es dem Engagement nicht im Weg steht.

  • Ist es eine cloud-basierte Lösung?
    Eine cloud-basierte Lösung hat viele Vorteile. Sie benötigen zum Beispiel keinen Speicherplatz auf Ihren eigenen Servern, um das Programm zu installieren. Es gibt weniger Instandhaltungskosten und Sie müssen sich nicht um Updates kümmern, um den neuesten Standards zu entsprechen.

  • Ist die Plattform einfach aufzusetzen?
    Keine Plattform zur internen Kommunikation ist einfach aufzusetzen, da die Implementierung eine Veränderung in der Kultur und der Art, in der das Unternehmen Informationen teilt, erfordert. Aber wenn Sie ein Enterprise Social Network wählen, suchen Sie einen Anbieter mit einem klaren Rahmenplan zur Implementierung und einer Roadmap. Es ist besonders hilfreich, wenn der Anbieter die Lösung für Sie implementiert oder Sie im Prozess unterstützt. Am Besten suchen Sie eine Lösung, die sich mit Ihrem HR System synchronisieren lässt, so dass neue Mitarbeiter automatisch zum ESN hinzugefügt werden und Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, automatisch gelöscht werden. 

  • Kann es mit Ihren bestehenden Systemen verbunden werden?
    Viele Organisationen arbeiten mit bestimmten Systemen und Prozessen, die sie gerne mit einem Enterprise Social Network verbinden würden. Sie möchten zum Beispiel eventuell, dass Filialmitarbeiter Zugang zu ihren Verkaufszahlen haben; Sie könnten ein HR Tool zum Buchen und Überblicken von Urlaubstagen integrieren; vielleicht haben Sie ein Lernportal für Ihre Mitarbeiter... Es ist praktisch, wenn Sie all das im Enterprise Social Network zusammenfassen können, so dass es als interne Drehscheibe funktioniert. Überprüfen Sie, ob der Anbieter mit der Integration von Geschäftsanwendungen, wie Salesforce, Reat, AFAS, SAP, TryLikes, OKTA, Moovs oder Manus+ flexibel ist. Wenn es eine open API hat, werden Sie tatsächlich hunderte Plattformen in Ihre interne soziale Plattform integrieren können.

  • Kann es Mitarbeiter erreichen, die nicht an einem Computer arbeiten?
    Um alle Mitarbeiter in einem Unternehmen effektiv zu engagieren, werden Sie auch jene erreichen müssen, die nicht an einem Computer arbeiten, wie das Verkaufspersonal, Hotelpersonal oder Mitarbeiter im Gesundheitssektor oder Bauwesen. Wenn Ihr ESN erfordert, dass alle Mitarbeiter eine offizielle berufliche E-Mail Adresse haben, ist das nicht ideal.

  • Werden Mitarbeiter, die kommen oder gehen, automatisch zu der Plattform hinzugefügt oder davon entfernt?
    Ein Enterprise Social Network ist auch dazu da, die HR und Kommunikationsabteilungen zu entlasten und zusätzlichen Administrationsaufwand zu vermeiden. Es wird Ihren Teams viel Zeit und Energie sparen, wenn jeder, der neu im Unternehmen ist, automatisch im System aufgenommen wird und Personen, die kündigen, auch automatisch daraus entfernt werden. Zeit und Energie, die sie in sinnvollere Projekte investieren können.

7. 'Mobile first' als Grundvoraussetzung

Wenn Sie wirklich effektiv und effizient alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen vernetzen wollen, sollten Sie auf jeden Fall alle Personen, die nicht an einem Schreibtisch oder Computer arbeiten, mit einbeziehen.

Das bedeutet natürlich Personen, die in Filialen, Hotels oder Restaurants arbeiten; es inkludiert Personen, die im Gesundheitswesen tätig sind, in der Produktion oder im Bauwesen; aber es können auch die Logistiker in Ihren Lagern, Mitarbeiter in Zustellfahrzeugen, Sicherheitsunternehmen, Reinigungsfirmen oder sogar Event-.Manager gemeint sein.

Ein ESN, das dazu entworfen ist 'Mobile First' zu sein, wird dies berücksichtigen, weil es auf die mobilen Nutzer zugeschnitten ist. Dies sind die Dinge, die Sie von jedem 'Mobile First' ESN erwarten sollten:

  • Die App ist sowohl für iOS und Android erhältlich und es gibt eine Webbrowser Version.
  • Die App ist komplett reaktionsfähig.
  • Sie können sowohl Bilder, als auch Videos über Ihr mobiles Gerät mit Kollegen teilen.
  • Sie haben Zugang zu allen Dateien und Gesprächen, die in der App gespeichert sind.

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8. ESN Funktionen, auf die Sie nicht verzichten können

  • Chronik
    Hier finden und posten Sie Updates: zum Beispiel Nachrichten, Fotos oder Dateien. Jede Timeline ist personalisiert und besteht aus den Gruppen, in denen Sie sind und Beiträge von den Personen, mit denen Sie verbunden sind.
  • News-Beiträge
    Dies erlaubt das Senden und Erhalten von relevanter Information und Push-Benachrichtigungen, so dass Mitarbeiter immer am neuesten Stand sind.

  • Private Chats
    Mit der schnellen und einfachen Kommunikation zwischen Mitarbeitern, verhindern Sie die unautorisierte Verwendung von WhatsApp, SMS und Facebook für Arbeitszwecke.

  • Chat-Leiste mit Status
    Sie sind neugierig welche Kollegen online oder verfügbar sind? Mit der Chat-Leiste können Sie schnell sehen, wer online, inaktiv oder offline ist. Sie können auch sehen, wie der Nutzer verbunden ist, zum Beispiel über das Smartphone oder Web.

  • Persönliche Profile
    Beim Zusammenarbeiten geht es um Personen. Ausführliche Profile stellen klar dar, wer im Unternehmen arbeitet und in welcher Funktion.

  • Gruppen
    Durch das Erstellen und Beitreten von verschiedenen Gruppen, sehen Sie immer (nur) die Information, die für Sie relevant ist. Sie können zum Beispiel eine Gruppe für ein Projekt oder eine Abteilung erstellen.

  • Veranstaltungen
    Mithilfe der Veranstaltungsfunktion können Sie ganz einfach Meetings und Feiern planen und Ihre Mitarbeiter dazu einladen.

  • Dateimanagement
    Verhindern Sie, dass Ihre Geschäftsdateien über Dropbox oder Google Docs geteilt werden und speichern Sie Dateien stattdessen auf Ihrem Enterprise Social Network.

  • Externe Nutzer
    Externe Nutzer sollten möglich sein, aber nur mit limitierten Zugang zu Ihrem Netzwerk. So können Sie integrierte Kommunikation bieten, aber verhindern, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten.

  • Benutzerdefinierte Themen
    Indem Sie das Thema an Ihre eigenen Farben und Logos anpassen, bekommt Ihr Netzwerk das Look & Feel Ihres Unternehmens und Sie erhöhen die Erkennbarkeit und Annahmerate.

  • Rollen und Rechte

    Mit Rollen und Rechten entscheiden Sie wer News-Beiträge, Events und Nachrichten posten darf und wer Personen hinzufügen und löschen oder Gruppen erstellen kann.

9. Den ROI eines Enterprise Social Network berechnen

Ganz gleich wie engagierend ein Enterprise Social Network sein kann, wenn Sie die Verwendung solch einer Plattform gegenüber der Führungsebene rechtfertigen wollen, ist es wichtig, die Erfolge der Plattform in Zahlen darzustellen. Wir haben eine Daumenregel, mit der Sie den Return on Investment (ROI) eines Enterprise Social Network berechnen können: Zunahme des Engagements + Abnahme der Fehlzeiten + erhöhte Leistung = ROI.

 

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