Die Evolution der Unternehmenskommunikation: vom Intranet zu Enterprise Social Network (ESN)

7 Februar 2019 - 9 Minuten Lesezeit

Die Art und Weise, in der wir arbeiten, hat sich über die Jahre stark gewandelt, besonders wenn wir die letzten 15 Jahre betrachten. Die Büroräume, Funktionen, Tools und sogar die Erwartungen an die Mitarbeiter haben sich grundlegend verändert. Die Mitarbeiter werden nicht mehr als passive Arbeitskräfte, sondern als aktive Kommunikatoren gesehen, die ein Unternehmen formen und verändern können. (Madsen, V. T., 2016).

Heutzutage verwenden Mitarbeiter mehrere Tools, um interaktiv miteinander zu kommunizieren, darunter Messenger Apps, Chats, Foren, Blogs und andere Software, die die Zusammenarbeit erleichtert. Die Annahme solcher Tools hat Unternehmen ermöglicht, die Arbeitsleistung zu erhöhen, ein besseres Kundenerlebnis zu bieten und im Unternehmen ein Gefühl der Zugehörigkeit und Gemeinschaft zu schaffen. Dadurch erreichen die Marken einen Wettbewerbsvorteil und steigern ihren wirtschaftlichen Wert, was dazu führt, dass auch die Tools selbst an Wert gewinnen.

Die Technologie ist aus modernen Unternehmen nicht wegzudenken. Wo es aber vor 15 Jahren noch vornehmlich das Intranet war, das für die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens sorgte, nehmen Enterprise Social Network (ESN) nun immer mehr diesen Platz ein. Aber was genau ist das Intranet und was ist ein ESN? In diesem Artikel beleuchten wir dieses Thema näher und erklären, wie und warum Unternehmen sich weg vom Intranet und hin zu ESNs wenden.

Das Intranet

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert das Intranet als ein unternehmens- bzw. organisationsinternes Computernetzwerk, das zur Unterstützung unternehmensinterner Prozesse dient.

Das Intranet ist ein privates Informationsnetz für berufliche Zwecke und gibt Mitgliedern Zugang zu internen Dokumenten, Inhalten und Nachrichten. Jedes Mitglied hat ein persönliches Konto, das ihm Zugang zu den unterschiedlichen Teilen des Intranets gibt, normalerweise ausschließlich von einem PC aus.

Intranet - post noticias

Ziele des Intranet

  • Informationen speichern: es funktioniert wie ein öffentlicher Ort, um Unternehmensinformationen zu teilen. Es kann auch als Bibliothek oder Archiv für Dokumente verwendet werden.
  • Kommunikation: Generell erlaubt ein Intranet das Versenden von Nachrichten an seine Mitglieder, auch wenn diese Funktion von den Eigenschaften der Software eingeschränkt sein kann.
  • Zusammenarbeit: Das Intranet hilft den Mitarbeitern eng zusammenzuarbeiten und Wissen und Erfahrungen untereinander auszutauschen.

Die meisten Formen des Intranets haben noch immer eine veraltete Funktionsweise und passen sich nicht an die neuen Bedürfnisse am Arbeitsplatz an: Kompatibilität mit den mobilen Geräten, Integrierung von anderen Tools, soziale Funktionen, Datenschutz, Dateiverwaltung etc.

Einschränkungen und Nachteile eines Intranets

Einer der Hauptprobleme eines Intranets ist es, dass die Entwicklung eines spezifischen, unternehmenseigenen Intranets mit hohen Produktionskosten verbunden ist. Zusätzlich ist die Amortisationsrate hoch und die Kapazität der Aktualisierung ist eingeschränkt, da jede neue Funktion ein individuelles Projekt darstellt und externe Agenturen erfordert.

Ein anderes häufiges Problem ist die Unfähigkeit effizient auf verschiedenen Plattformen zu funktionieren, da die Software nicht mit allen mobilen Geräten kompatibel ist (Tablets, Smartphones Android und Iphone, etc.). Dieses Problem wird besonders in Branchen, wie im Einzelhandel, Hotel- und Gastgewerbe und Entertainment, sichtbar, wo Unternehmen viele Non-Desk Mitarbeiter beschäftigen.

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Das Intranet und Kommunikationsprobleme

Die interne Kommunikation in Unternehmen wird von dem verwendeten Tool beeinflusst. Im Fall des Intranets, bringen diese Einschränkungen Probleme wie eine einseitige Kommunikation, Informationsverlust und eine niedrige Teilnahme der Mitarbeiter mit sich.

Das Intranet regt nicht zur Interaktion zwischen den Mitarbeitern an, was eine vertikale Kommunikation erzeugt. Da es bei den Intranets am sozialen Aspekt mangelt, ist es schwierig von den Mitarbeitern Feedback und Kommentare einzuholen. Das führt zu geringem Engagement, da sich die Mitarbeiter von ihren Vorgesetzten und der Führungsebene nicht gehört fühlen.

Die Informationen werden nicht in Abteilungen oder Funktionen unterteilt und deshalb werden die Mitarbeiter mit Nachrichten überflutet, die für ihre Arbeit nicht relevant sind. Dies kann dazu führen, dass es schwierig wird, eine bestimmte Information zu finden oder dass wichtige Dateien oder Dokumente in der Informationsflut untergehen.

All diese Probleme werden noch verschlimmert, wenn der Mitarbeiter nicht täglich an einem Schreibtisch arbeitet, sondern die Kunden betreut und an der Frontline arbeitet. Diese Non-Desk Mitarbeiter machen bereits mehr als 80% der Arbeitskräfte aus (The rise of the deskless workforce by Emergence).

Der Schritt vom Intranet zu einem Enterprise Social Network (ESN)

Enterprise Social Network, Plattform zur Unternehmenskommunikation, Mitarbeiterapp, soziales Intranet… wie auch immer man es nennt, das Konzept ist dasselbe: es sind soziale Netzwerke, die für ein geschäftliches Umfeld ausgelegt sind. Nur Mitarbeiter des Unternehmens können auf die Plattform zugreifen und es kann, im Gegensatz zu anderen öffentlichen Netzwerken, Datenschutz und Privatsphäre garantiert werden. Zusätzlich sind sie in der Regel für die Verwendung auf mobilen Geräten, wie Smartphones und Tablets, konzipiert so dass auch alle Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz miteinander vernetzt werden.

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Auf diesen Plattformen hat jeder Mitarbeiter sein eigenes Benutzerkonto und die Administratoren (normalerweise von HR oder der internen Kommunikation) sind dafür verantwortlich, festzulegen welche Zugangsrechte jeder Nutzer der Plattform hat.

Jedes Unternehmen ist einzigartig und die Plattform und Prozesse der Kommunikation müssen sowohl an die Struktur des Unternehmens, als auch an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden. Trotzdem haben diese Plattformen normalerweise folgende Funktionen:

  • Unternehmensnews. Dort werden Neuheiten des Unternehmens, wie Eröffnungen neuer Filialen oder Restaurants, Nutzungsregeln der Gemeinschaftsräume, Vorschläge, die Mission und Vision des Unternehmens und Werte der Unternehmenskultur geteilt.
  • Ausbildung neuer Mitarbeiter, Gemeinschaft schaffen. Dies stärkt die emotionale Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen und hilft neuen Mitarbeitern dabei sich einzugliedern.
  • Zusammenarbeit in Echtzeit. Dies ist für die Mitarbeiter des Unternehmens durch Chat, Arbeitsgruppen und Foren zu beruflichen Themen möglich. Die sofortige Kommunikation stärkt die Zusammenarbeit in Echtzeit, wodurch die Prozesse schneller und relevanter werden.

Die Enterprise Social Networks sind ein strategisches Instrument für das Mitarbeiterengagement, weil es einem erlaubt, sich mit den unterschiedlichen Personen des Unternehmens zu verbinden und sein soziales Netzwerk auszubauen.
(Sharma, A., Bhatnagar, J., 2016).

Zusammenarbeit, Engagement und Unternehmenskultur

Ein Enterprise Social Network ist nicht nur eine Plattform der Kommunikation, sondern ebenfalls eine ausgezeichnete Weise sich mit seinen Mitarbeitern zu vernetzen und sie einzubinden. Dafür ist es notwendig eine “offene und transparente Kultur” zu bilden, in der sich die Mitarbeiter frei fühlen ihre Ideen und Meinungen zu teilen (Sharma, A., Bhatnagar, J., 2016).

All diese Aspekte zeigen, wie ein Plan zur internen Kommunikation den Austausch und die Zusammenarbeit fördern und das Gefühl der Zugehörigkeit steigern kann. Diese positive Wirkung tritt selbst dann auf, wenn nur ein paar Personen wirklich aktiv am Austausch teilnehmen, weil alle Mitglieder die Beiträge lesen können und dadurch von der Hilfeleistung profitieren, auch wenn sie nicht aktiv daran mitgestalten (Uysal.,2016).

Zusammenfassung

Obwohl ein Großteil des digitalen Marketings sich auf die externe Kommunikation, das Branding und die Bildung einer Gemeinschaft konzentriert, können diese Methoden auch firmenintern im internen Branding und der Mitarbeitermotivation angewandt werden. Man sollte nicht vergessen, dass ein Unternehmen von Menschen gebildet wird und es deshalb immer von einer besseren Kommunikation und Sozialisation seiner Mitglieder profitieren wird.

Obwohl es viele unterschiedliche Ansätze gibt, sollten die Pläne und Strategien der internen Kommunikation die Interaktion zwischen den Mitarbeitern fördern, sie in das Unternehmen einbinden und den Austausch von Wissen, Erfahrungen und Vertrauen zwischen den Abteilungen anregen. Intranets, E-Mail und die traditionellen Kommunikationskanäle reichen nicht mehr aus, um die aktuellen Bedürfnisse zu decken und die sozialen Netzwerke sind die Tools der Zukunft.

Quellenangabe:
  • Madsen, V. T. (2016). Constructing Organizational Identity on Internal Social Media: A Case Study of Coworker Communication in Jyske Bank.International Journal of Business Communication, Vol. 53(2) 200–223.
  • Madsen, V. T. (2018). Participatory communication on internal social media – a dream or reality?: Findings from two exploratory studies of coworkers as communicators. Corporate Communications: An International Journal, Vol. 23 Issue: 4, pp.614-628.
  • Sharma, A., Bhatnagar, J. (2016) "Enterprise social media at work: web-based solutions for employee engagement", Human Resource Management International Digest, Vol. 24 Issue: 7, pp.16-19.
  • Uysal, N. (2016). Social Collaboration in Intranets: The Impact of Social Exchange and Group Norms on Internal Communication. International Journal of Business Communication, Vol. 53(2) 181– 199.
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Eduardo Aizpun

Geschrieben von Eduardo Aizpun

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