Mehr Miteinander statt wissenssilos

1 Oktober 2014 - 5 Minuten Lesezeit

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Das Know-how der Mitarbeiter ist das Kapital der Unternehmen. Doch allzu oft liegt es noch völlig brach. Know-how wird in diversen Wissenssilos gebunkert; die verschiedenen Teams arbeiten isoliert vor sich hin. Hier kann Collaboration - die vernetzte Zusammenarbeit - dazu beitragen, viel Frust, Zeit und Geld zu sparen zugunsten von Innovation und Produktivität.

Seit Jahren tobt in vielen Branchen ein Kampf um die ­kreativsten Köpfe. Der zunehmende Fachkräftemangel sorgt bei den Unternehmen für einen Engpass beim Nachwuchs und einen Paradigmenwechsel, der hoch qualifizierte Arbeitnehmer in eine sehr komfortable Situation bringt. Die Auswahl liegt nicht mehr allein bei den Arbeit­gebern, auch die Arbeitnehmer stellen Forderungen und bringen bestimmte Erwartungen mit.

Und die beschränken sich mitnichten nur auf ein üppiges Gehalt. Vielmehr geht es dem Nachwuchs heute um einen Arbeitsplatz, bei dem er eine Arbeitsorganisation vorfindet, die den Strukturen im Social Web möglichst nahekommt. Wichtige Punkte sind dabei die vernetzte Zusammenarbeit mit Kollegen , aber auch ein transparentes Wissensmanagement und eine grundlegend offene Unternehmenskultur.

Die unternehmensinterne Kommunikation beschränkt sich in vielen Unternehmen noch auf E-Mail-Verteiler, Telefon, mitunter noch Fax und regelmäßige Meetings. All die Kommunikationsformen haben ihre Berechtigung, aber sie bringen eine Reihe von Problemen mit sich. So ist ein konzentriertes Arbeiten nicht möglich, wenn Kollegen jede halbe Stunde per Telefon nach dem aktuellen Stand des Projekts fragen, an dem man gerade arbeitet. Die E-Mail-Inbox quillt über, sodass die EDV wieder einmal an das Löschen nicht mehr benötigter E-Mails erinnert.

Meetingkultur vs. Collaboration

Der größte Zeitfresser ist aber die Meetingkultur in einigen Unternehmen. Eigentlich dazu gedacht, gemeinsam Projekte auf den Weg zu bringen, sich abzustimmen und Probleme aus dem Weg zu räumen, dauern viele Meetings immer länger als geplant und sorgen mit Vor- und Nachbereitung für einen Zeitverlust von mehreren Stunden in der Woche. Dabei reicht nur ein unvorbereiteter Teilnehmer, um das Meetingziel nachhaltig zu verhindern. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern für die Teilnehmer auch ein demotivierendes Frust-erlebnis.

Doch was tun, um die ausufernde und oft völlig ineffeziente Meetingkultur durch eine produktive Form der Zusammenarbeit abzulösen? Zwar lassen sich Face-to-Face-Treffen nie ganz ersetzen, doch moderne Kommunikationsmittel können deren Anzahl erheblich verringern und Prozesse gleichzeitig deutlich beschleunigen. Ein wirkungsvolles Werkzeug ist zum Beispiel ein kollaboratives Projektmanagement .

Diese anwendungsgestützte Methode erlaubt die Planung, Koordination, Steuerung und Kontrolle komplexer Projekte, die in verteilt arbeitenden Teams durchgeführt werden. Die Zusammenarbeit ist dabei vom Standort unabhängig , sodass Arbeiten auch aus dem Homeoffice oder von einem anderen Unternehmensstandort aus durchgeführt werden können. Selbst die Einbeziehung externer Dienstleister ist möglich. Die Vorteile sind zahlreich und gehen weit über die Zeitersparnis hinaus.

Extern ja, intern (noch) nicht

Auch wenn die Vorteile klar auf der Hand liegen, werden interaktive Werkzeuge in der Unternehmenspraxis noch nicht in ihrer ganzen Bandbreite genutzt. Selbst in der technikaffinen IT-Branche werden Social-Business-Tools mehr für die externe als für die interne Kommunikation eingesetzt.

Den größten Aufholbedarf gibt es bei den kleinen und mittelständischen Unternehmen. Die Vorbehalte gegen ­Social Software liegen zum einen in der Angst vor hohem zeitlichem und finanziellem Aufwand. Aber auch der Nutzen, der von Social-Enterprise-Networks ausgeht, wird bei den KMUs eher skeptisch betrachtet. Bei jungen Unternehmen und Start-ups sieht es dagegen oft schon besser aus. So setzt beispielsweise die 2004 gegründete Digitalstrom GmbH ein Social-Enterprise-Network ein.

"So können beispielsweise Informationen über das Netzwerk geteilt, Ideen ausgetauscht und Projekte vorgestellt werden", erklärt Christine Dingler, Social-Media-Verantwortliche beim Smart-Home-Anbieter. Das führe letztlich zu einer transparenten Kommunikation und beschleunige die Arbeitsprozesse. Als Ziele wurden bei der Einführung unter anderem eine Zusammenführung von Wissenssilos und die Verbesserung der internationalen Zusammenarbeit der Mitarbeiter ausgegeben.

Future Workspace braucht Collaboration

Wenn es um die Zukunft der Arbeit geht, gehören neue Arbeitsmodelle zu den wichtigsten Herausforderungen. Verteiltes Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice-Tage zählen zu den Erwartungen der auf den Arbeitsmarkt drängenden Nachwuchskräfte.

Die Einführung kollaborativer Werkzeuge und Infrastrukturen ist daher für Unternehmen gleich doppelt zukunftsweisend . Zum einen machen sie ein Unternehmen als Arbeitgeber interessanter, weil sie die Erwartungen der Nachwuchskräfte erfüllen. Zum anderen können über verbesserte Möglichkeiten zur vernetzten Zusammenarbeit auch Prozesse beschleunigt und Ergebnisse optimiert werden. Dazu müssen die Arbeitsweisen, Prozesse und die Organisation mit kommunikativen Elementen angereichert werden. Die zunehmende Digitalisierung lässt zudem die Grenzen zwischen Arbeitswelt und der privaten Lebenswelt verschwimmen. Unternehmen müssen sich der Herausforderung stellen, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Mobilgeräte wie selbstverständlich mit an den Arbeitsplatz bringen und auch nutzen wollen.

Daimler

Beim Automobilkonzern Daimler hat man aus der ,, BYOD -Problematik (Bring Your Own Device) eine Tugend gemacht. Statt den Mitarbeitern die Nutzung ihrer privaten Geräte zu verbieten, wurden sie kurzerhand in die interne und externe Vernetzungsstrategie integriert. Seit 2011 entwickeln die Stuttgarter innerhalb der Initiative ,,DigitalLife@Daimler" Lösungen und Strategien für ein vernetztes, digitales Leben.

Der Ansatz ist bewusst offen gewählt und schließt nicht nur die interne Vernetzung der über 2000 Daimler-Mitarbeiter ein, sondern auch die Frage, wie das digitale Leben die Arbeit mit Kunden, Produkten und neuen Geschäftsfeldern beeinflussen könnte. Die Lösungen und Anwendungen können sowohl auf Unternehmensgeräten als auch auf privaten Devices eingesetzt werden.

Richtlinien

Für die praktische Umsetzung der Ideen mussten in einem ersten Schritt zunächst die internen Richtlinien zur Sicherheit und Compliance auf die von der Digitalisierung veränderte Wirklichkeit angepasst werden. Beispielsweise mussten ,,ein freier Zugriff aufs Internet am Arbeitsplatz sowie die Speicherung privater Daten auf Firmengeräten ermöglicht werden, erklärt Daimler-CIO Michael Gorriz in einem Interview. Dieser ,,Vertrauensvorschuss" sei bei den Mitarbeitern sehr gut angekommen, nachdem die Widerstände und Bedenken auf der Managementebene überwunden waren.

In Sachen Collaboration werden verschiedene Tools eingesetzt, die beispielsweise Videokonferenzen auch über das ­Tablet ermöglichen. Im Sommer folgte mit ,,Daimler Connect" die nächste Ausbaustufe, die die unternehmensweite Vernetzung von den Geräten entkoppelt. Die Mitarbeiter können dann überall und zu jeder Zeit auf das konzerninterne Wissen zurückgreifen oder auch dazu beitragen. Noch weiter in die Zukunft gedacht, geht Gorriz davon aus, dass die Mitarbeiter eines Tages ihren ,,Arbeitsplatz" in Form ihres privaten Geräts mit zur Arbeit bringen. Alles, was sie zur Arbeit benötigen, liegt dann in der Cloud.

Den Wandel zulassen

Die allergrößte Herausforderung für die Unternehmen besteht nicht in den Auswirkungen der Digitalisierung der Gesellschaft und der Arbeitswelt selbst, sondern vielmehr im Zulassen des Wandels. Die Art und Weise, wie Unternehmen sich selbst und die internen Arbeitsprozesse jahrzehntelang gestaltet haben, ist von enormen Umwälzungsprozessen erfasst worden. Was für die externe Kommunikation gilt, ist auch für die interne Unternehmenskommunikation nicht mehr abzuwenden.

Social Media wird zu Social Business ; die Mechanismen sind nahezu identisch. Widerstand, Aussitzen und die Hoffnung, es gehe schon an uns vorbei, waren noch nie gute Strategien. Wer dagegen den Wandel akzeptiert und ihn sogar aktiv einleitet und begleitet, kann aus den großen Heraus­forderungen Chancen machen.·(Via Lead Digital.)

Speakap the Team

Geschrieben von Speakap the Team