Wie man eine Mitarbeiter-App in einem traditionelleren Unternehmen einführt

17 September 2019 - 6 Minuten Lesezeit

“Die interne Kommunikation war nicht das, was wir erwartet hatten. Es war sehr schwierig Schlüsselnachrichten bis zu den Frontline Mitarbeitern durchzubringen, die die wichtigsten Menschen sind.“

Liz McGowan ist die HR und Retail Direktorin von Morleys, dem britischen Einzelhändler mit acht Kaufhäusern im Südwesten Englands. Das Unternehmen wurde vor 130 Jahren gegründet und ist noch immer im Familienbesitz, jede Filiale spielt in der Gemeinde eine wichtige Rolle, nicht zuletzt, weil das Unternehmen gesamt 1.200 Menschen beschäftigt.

Allerdings war die Mitarbeiterkommunikation eine Herausforderung und – wie das Unternehmen selbst zugab – ist Morleys bei der Annahme von neuen Technologien nicht gerade ein Vorreiter.

„Uns wurde von den Mitarbeitern immer wieder gesagt, dass sie mehr Information wollen, aber wir schafften es nicht mit ihnen zu kommunizieren. Das wollten wir ändern,“ erklärt McGowan. „Wir wollten sichergehen, dass die Mitarbeiter die Information als erstes erhielten und dass sie klar und präzise war. Wir wollten sichergehen, dass sie sich mit den Zielen des Unternehmens verbunden fühlten.“

Morley’s Managerin für Fort- und Weiterbildung, Louise Walker, stimmt dem zu:

“Wir sind ein relativ großes Unternehmen und der Versuch eine konsequente Nachricht auszusenden war gelegentlich sehr gut, aber oft nicht wirklich überzeugend. Bei der aktuellen Lage in der Einzelhandelsbranche wussten wir, dass wir es uns nicht leisten konnten nicht überzeugend zu sein.“

Motleys HERO iPhone X Copy

Betriebsbereite Mitarbeiterkommunikation

Morleys hatte eine Kombination aus E-Mail und anderen Verbraucheranwendungen genutzt, aber das Ergebnis war eine unzureichende Reichweite und ein „Stille-Post-Effekt“. Das Management wollte eine betriebsgerechtere Lösung einführen, die alle Mitarbeiter auf dem Laufenden halten konnte. Nachdem sie sich mehrere Optionen angesehen hatten, entschieden sie sich dafür mit Speakap einen Versuch zu starten.

“Wir neigen als Unternehmen dazu ein wenig nervös zu sein, wenn wir etwas Neues einführen. Also entschieden wir uns in einer Filiale einen Pilotversuch zu starten, dann weiteten wir auf zwei Filialen aus und am Ende führten wir die App unternehmensweit ein. Wir fanden das einen guten Weg uns heranzutasten,” sagt McGowan.

„Wir entdeckten, wie schwer es war sich auf etwas Neues vorzubereiten. Wir sind ein sehr klassisches Unternehmen und wir haben großartige Menschen, die für uns arbeiten, aber wir sind nicht am aktuellsten Stand was die Technologie angeht im Gegensatz zu einigen Mitbewerbern,“ fügt Walker hinzu. „Wir mussten sehr schnell einen großen Fortschritt machen. Es war eine ziemliche Herausforderung alle im richtigen Tempo einzubinden und das variiert innerhalb der Gruppe.“

Morleys App Login iPhone X

Um die Annahme zu maximieren hat Morleys das weite Angebot an Registrierungsmöglichkeiten genutzt, das vom Aussenden von Log-In Codes und Einladungen an die persönlichen E-Mail Adressen zu einem stationären Registrierungsstand an den ersten paar Wochenenden geht, wo Mitarbeiter durch den Prozess geleitet werden.

McGowan erklärt weiter: „Wir haben mehrere Ansätze verwendet, um die Leute an Bord zu bekommen. Wir erschufen ein Erfassungssystem und die App funktioniert nur durch Einladungen, also umgingen wir dies auf eine ziemlich einfache Weise. Jede Filiale hat eine Personalliste, aber wir haben als Standard keine E-Mail-Adressen aufgezeichnet, also begannen wir die E-Mail-Adressen zu erfassen, um dann einen Link auszusenden, mit dem sie MorSay (der Name der Morleys gebrandeten Speakap Plattform) herunterladen konnten. Wir sind ziemlich sicherheitsbewusst, also mussten wir sichergehen, dass unsere Kommunikation zu der Einladung auch unmissverständlich war. Aber der Prozess war eigentlich ganz simpel.“

New call-to-action

Wertvolles von der Tech-Einführung lernen

Morleys hat allerdings am Weg auch einiges gelernt, meint Walker: „Wir starteten den Pilotversuch in unserer traditionellsten Filiale und wir machten das im Dezember – einer sehr herausfordernden Zeit für den Einzelhandel. Bei der Einführung in der zweiten Filiale nutzten wir die Erkenntnisse vom Roll-out in der ersten Filiale und das machte den Unterschied. Bei der zweiten Filiale war die Annahme viel schneller und es gab fast einen Geistesblitz Moment. Das gab uns dann das grüne Licht, um es unternehmensweit einzuführen.“

“Der Filialleiter in der zweiten Filiale ist wirklich an Technologie interessiert und er entschied sich dazu alle anderen Plattformen, die in der Filiale verwendet wurden, abzuschalten, um die Nachricht nicht zu trüben. Er erkannte das große Potential und diese Filiale ist noch immer eine unserer größten MorSay Nutzer.“

Wie gut haben die Mitarbeiter auf die Einführung einer neuen Technologie Plattform angesprochen? Laura Saunders, Sales Managerin, die für 22 Mitarbeiter verantwortlich ist, meint ihr Team verwendet MorSay sehr gerne: „Die Kommunikation mit mir, meinem Team und der Zentrale ist einfach um hundert Prozent besser geworden! Ich kann individuell mit Mitarbeitern und Abteilungen kommunizieren und sie beglückwünschen, wenn sie einen besonders guten Tag hatten, und sie kommentieren immer, wie gut es ist sofort zu wissen, dass sie einen guten Tag hatten. Mit vielen Mitarbeitern in unterschiedlichen Schichten, wissen sie das oft zuvor nicht.“

Morleys HERO iPhone X3

“Den Mitarbeitern scheint die Interaktion mit der mobilen App wirklich Spaß zu machen,“ fügt McGowan hinzu. Rund die Hälfte unserer Mitarbeiter verwenden nun die App und die andere Hälfte ist bereit sie anzunehmen. Aber unsere interne Kommunikation hat sich schon vervierfacht. Es werden viele Ideen zum Visual Merchandising geteilt und wir können diese jetzt viel schneller in der Organisation verteilen. Wir haben auch unsere Verkaufskünste verbessern können, das Wissen über neue Marken und Produkte, die in das Unternehmen kommen, verbessert die Expertise in der Filiale.“



Für Louise Walker war das beste Feedback eine Anekdote: „Eine unserer Filialleiterinnen war eigentlich in Mutterschutz, aber sie sagte, wie sehr es ihr gefallen hatte mit der App über alle Vorkommnisse in der Filiale auf dem Laufenden gehalten zu werden, während sie weg war.“

Tipps von Morleys für die Einführung einer neuen Mitarbeiter-App:

  1. Wenn Ihr Unternehmen sich mit der Annahme neuer Technologie schwertut, versuchen Sie einen kleineren Pilot, um zu beweisen, dass sie betriebstauglich ist und um dem Unternehmen Zuversicht zu geben.
  2. Wählen Sie Ihre enthusiastischste oder Tech-begabteste Filiale, um ihren Versuch zu starten.
  3. Kommunizieren Sie Informationen rund um die neue Plattform klar und präzise.
  4. Geben Sie den Mitarbeitern mehrere Optionen, um sich in der neuen Plattform anzumelden.
  5. Stufen Sie die Einführung ab. 100% Annahme über Nacht ist ein bewundernswertes Ziel aber oft unrealistisch. Erstellen Sie einen Plan, um 50% der frühen Annehmer kurzfristig an Bord zu bekommen, was das Momentum schafft, um die weniger technisch versierten zu einem späteren Zeitpunkt auch zu begeistern.
  6. Wenn der Roll-Out einmal komplett ist , dann schalten Sie alle inoffiziellen Alternativen zu ihrer Plattform aus, um sicherzustellen, dass sie als Standard anerkannt wird.
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Matt Warnock

Geschrieben von Matt Warnock

Matt is an experienced journalist-turned-content marketer who writes about all things tech, SAAS and B2B.