Neue Funktion bei Speakap: Veranstaltungen

15 Februar 2018 - 4 Minuten Lesezeit

Um unseren Kunden eine reibungslose Kommunikation mit allen Mitarbeitern im gesamten Unternehmen zu ermöglichen, führen wir gerade die neueste Funktion bei Speakap ein: Veranstaltungen

Die Veranstaltungsfunktion erlaubt Firmen, Veranstaltungen zu erstellen und Mitarbeiter einzuladen. Die Eingeladenen können angeben, ob sie teilnehmen oder nicht. In diesem Blogartikel erfahren Sie alle Details der Veranstaltungsfunktion.

Was Ihnen die neue Veranstaltungsfunktion bietet

Wenn Sie eine Veranstaltung mit Kollegen planen, wird Ihnen die Veranstaltungsfunktion behilflich sein. Sie können damit Kollegen einladen und einen Überblick darüber bekommen, wer teilnehmen wird. Benutzerfreundlichkeit ist unser oberstes Ziel bei allem was wir tun, auch in der Entwicklungsphase. Deshalb haben wir es Ihnen so leicht wie möglich gemacht, Veranstaltungen zu erstellen und Mitarbeiter einzuladen. Für Eingeladene: die Funktion ist auf allen Geräten bedienbar und ermöglicht Ihnen schnell alle Veranstaltungsdetails zu überfliegen und den Veranstalter über Ihre Teilnahme zu informieren.

Wie man eine Veranstaltung erstellt

Eine Veranstaltung zu erstellen ist spielerisch einfach, schnell und ermöglicht dadurch eine konkretere Veranstaltungsplanung. Die Veranstaltungsfunktion wird in der linken Navigationsleiste auf Speakap angezeigt. Wenn man auf den Veranstaltungs-Button klickt, wird man zur Veranstaltungsseite weitergeleitet. Dort bekommt man einen Überblick über die Veranstaltungen zu denen man eingeladen wurde und man kann eine neue Veranstaltung erstellen, indem man oben auf den + Button klickt.

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Alle erforderlichen Felder ausfüllen

Bei der Erstellung einer Veranstaltung können Sie Details angeben, die Sie mit den Eingeladenen teilen wollen, um eine klare Beschreibung der Veranstaltung zu bieten. Menschen neigen eher dazu eine Einladung anzunehmen, wenn der Inhalt und die Bedingungen klar sind. Achten Sie also darauf, so viele Details wie möglich anzugeben. Füllen Sie immer alle erforderlichen Felder aus und wählen Sie ein Titelbild, den Titel der Veranstaltung, die einzuladenden Personen, den Ort, das Datum und den Zeitrahmen. Geben Sie eine Beschreibung an und fügen Sie Anhänge oder gegebenenfalls Bildmaterial hinzu.

Titelbild

Genau wie News-Beiträge, können Veranstaltungen mit einem eigenen Titelbild versehen werden. Falls Sie kein Titelbild festlegen, wird ein Standardbild verwendet, welches von den Administratoren voreingestellt werden kann.

Veranstaltungsdetails

Versuchen Sie immer die Eingeladenen so ausführlich wie möglich über Ihre Veranstaltung zu informieren. Stellen Sie sicher, dass sie zumindest den Titel, Ort und Zeitrahmen Ihrer Veranstaltung festgelegt haben. Diese Information wird in den Veranstaltungsdetails angezeigt. Es ist auch möglich Veranstaltungen zu erstellen, die über einen ganzen Tag oder mehrere Tage gehen!

Beschreibung

Gleich wie die News-Beiträge, unterstützt diese Funktion eine Beschreibung im Rich Text Format. Dies bedeutet, dass Sie einen Rich Text mit Überschriften, Bildern und Videos einfügen können. Es ist außerdem möglich, bei der Beschreibung Anhänge hinzuzufügen.

Wenn die Einladungen einmal ausgesandt sind…

Wenn Sie einmal die Veranstaltung gespeichert haben, erhält jede/r Eingeladene eine Benachrichtigung über die Veranstaltung. Sie können dann mit Ja, Vielleicht oder Nein auf die Einladung antworten.

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Auf die Einladung antworten

Wenn Sie nicht auf eine Einladung antworten, bleibt Ihr Status als „Bitte antworten“ sichtbar. Beachten Sie, dass alle Mitteilungen in der Veranstaltung nur an jene weitergeleitet werden, die ihre Teilnahme bestätigt haben.

Kommentare und Likes

Veranstalter und Eingeladene können auf der Veranstaltungsseite Kommentare und Likes abgeben. Die Veranstaltungsseite schafft einen Raum, in dem Mitarbeiter vor der Veranstaltung darüber reden können und auch danach wichtige Informationen, wie Mitschriften oder Bilder, miteinander teilen können. Alle Veranstaltungsdetails werden in der Übersicht der Veranstaltung und auf der Timeline der Eingeladenen angezeigt.

Eine Veranstaltung im Nachhinein bearbeiten

Da die Veranstaltungsdetails sich möglicherweise ändern, bieten wir Ihnen die folgenden Möglichkeiten, eine Veranstaltung nach der Erstellung zu bearbeiten:

Eine Veranstaltung bearbeiten

Es ist weiterhin möglich eine Veranstaltung zu bearbeiten nachdem die Einladungen ausgesandt wurden. Sie können alle Details ändern, Eingeladene entfernen oder hinzufügen, den Ort oder das Datum ändern, wenn die Veranstaltung schon erstellt ist.

Eine Veranstaltung absagen

Wenn Sie unglücklicherweise eine Veranstaltung absagen müssen, können Sie diese Option in der Veranstaltungsübersicht wählen. Sie erlaubt Ihnen, die Eingeladenen angemessen zu informieren. Wenn eine Veranstaltung abgesagt wird, bleibt die Information, die in den Kommentaren geteilt wurde, erhalten. Für die Eingeladenen scheint die Veranstaltung noch immer in der Veranstaltungsliste auf – mit einem Hinweis auf die Absage. Wenn Sie wünschen, können Sie später die abgesagte Veranstaltung wieder aktivieren.

Eine Veranstaltung entfernen

Sie haben auch die Möglichkeit eine Veranstaltung gänzlich von der Plattform zu entfernen. Aber Vorsicht: Wenn die Veranstaltung einmal gelöscht wurde, verschwinden auch sämtliche Informationen zu der Veranstaltung. Diese Option sollten Sie wirklich nur wählen, wenn Sie die Funktion austesten oder wenn Sie aus Versehen eine Veranstaltung erstellt haben.

Ständiger Feinschliff

Bei Speakap sind wir stets bemüht, Wege zur Verbesserung zu finden. Deshalb werden wir auch weiterhin an der Veranstaltungsfunktion arbeiten, um die angebotenen Optionen zu verbessern. Falls Ihnen etwas unterkommt, das besser funktionieren könnte oder wenn Sie irgendwelche allgemeinen Fragen zu der Funktion haben, kontaktieren Sie uns bitte über unsere Kundendienstzentrale durch support@speakap.com.

Erstellen Sie gleich Ihre eigene Veranstaltung

Viel Glück! Bei Fragen zu der Funktion, können Sie uns immer unter +3120 – 820 42 96 oder info@speakap.com erreichen.

Katy

Geschrieben von Katy

Katy is shaping the new voice of Speakap. When she's not writing for work, she's writing for fun. When she's not writing, then she's probably out looking for the best taco in the city.