Neue Funktion: Benutzerdefinierte Datenschutzeinstellungen – Ihre Rechtsabteilung wird Speakap lieben

3 Januar 2019 - 3 Minuten Lesezeit

Für Sie ist ein Update unserer Datenschutzeinstellungen vielleicht nicht gerade aufregend, aber zeigen Sie diesen Blog Artikel Ihrer Rechtsabteilung und wir garantieren sie werden sich freuen… und Speakap wird zu ihrer neuen Lieblings-ESN werden.

Um alle Details über dieses unscheinbare, aber bedeutende Update, zusammenzutragen, haben wir uns mit unserem Produktmanager Tom Kleijn getroffen.

Für die nicht-Rechtsexperten unter uns, was bedeutet dieses Update?

Zuvor, wenn ein neuer End-user sich das erste Mal bei Speakap angemeldet hat, erschienen unsere eigenen Speakap Geschäftsbedingungen. Aber in Wirklichkeit sind diese Geschäftsbedingungen zwischen dem Unternehmen und ihren Mitarbeitern – nicht dem Unternehmen und Speakap. Also erlaubt dieses Update unseren Kunden ihre eigenen Geschäftsbedingungen, welche die Organisation und deren Mitarbeiter, die Speakap verwenden, betreffen, aufzusetzen.

Warum braucht ein Unternehmen seine eigenen Geschäftsbedingungen?

Es gibt nun so viele Variablen. Jedes Land hat unterschiedliche Bedingungen, Konditionen oder vorgeschriebene rechtliche Hinweise, wie zum Beispiel ein Impressum in Deutschland. Und dann haben auch die einzelnen Unternehmen unterschiedliche Anforderungen, also wollten wir unseren Kunden die Macht geben die Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen für ihre End-User auf Speakap selbst zu definieren und kommunizieren.

Und wie sieht diese Funktion in Speakap aus?

Wenn der Administrator in Speakap die ‚Netzwerkeinstellungen‘ auswählt, erscheint nun eine Einstellungsoption die ‚rechtliches‘ heißt. Es gibt drei Optionen, die benutzerdefiniert werden können:

  1. Geschäftsbedingungen: neue Nutzer müssen diesen jetzt vor der Anmeldung zustimmen und wenn die Geschäftsbedingungen aktualisiert werden, kann auch an bestehende Nutzer eine Aufforderung zur Zustimmung gesandt werden
  2. Datenschutzerklärung: Diese muss vom Nutzer nicht bestätigt werden, ist aber immer abrufbar
  3. Rechtshinweis: Dieser dient der Information und ist etwas, wie zum Beispiel ein Impressum in Deutschland

Wenn es einmal aktualisiert ist, werden End-Nutzer aufgefordert allem zuzustimmen, das eine Einverständniserklärung erfordert und sie können jederzeit unter den ‚persönlichen Einstellungen‘ auf alle Dokumente zugreifen.

screenshot terms conditions

Kann diese Funktion kundenspezifisch angepasst werden?

Natürlich, Sie können sie auch umbenennen. Wenn Sie eine Nutzungsvereinbarung, Regeln zur Verwendung der Inhalte oder jegliche anderen Information haben, denen Mitarbeiter entweder zustimmen müssen oder sie immer nachlesen können sollten, dann sollten Sie die Benachrichtigung einfach passend benennen.

Auch die Benachrichtigung selbst kann individuell gestaltet werden. Wir haben einen Rich Text Editor eingebaut, so kann der Kunde auch Hyperlinks (zu einem Firmenhandbuch zum Beispiel) einfügen oder den Text kursiv oder fett machen. Es können aber keine Bilder oder Videos eingefügt werden, da wir angenommen haben, dass die Datenschutzbestimmungen nicht der geeignete Ort für eine Barbie GIF sind!

Wann wird diese Funktion für die Speakap Kunden verfügbar sein?

Sie ist schon eingeführt. Kunden, die Speakap bereits verwenden, sollten sich bewusst sein, dass wenn sie keine neuen Geschäftsbedingungen erstellt haben, keine Aktualisierung mehr erforderlich ist. Es gibt keinen Platzhaltertext, aber wenn sie mit uns in Kontakt treten, haben wir einige Beispiele, die sie zur Inspiration nutzen können.

Vielen Dank an Tom, der die etwas langweilige Welt der Rechtsbestimmungen und Datenschutz für uns auf eine interessante und verständliche Weise erklärt hat. Nun können Sie diesen Blog Artikel an Ihre Rechtsabteilung weitersenden und sehen, wie sie sich freuen!

Libro blanco seguridad
Katy Renner

Geschrieben von Katy Renner

Katy is shaping the new voice of Speakap. When she's not writing for work, she's writing for fun. When she's not writing, then she's probably out looking for the best taco in the city.