Mit dieser neuen Funktion werden wichtige Updates nie mehr übersehen

3 September 2019 - 6 Minuten Lesezeit

Wenn Sie eine wirklich wichtige Nachricht haben, die so schnell wie möglich in die Hände und Köpfe aller Mitarbeiter gelangen soll und diese per E-Mail aussenden, dann könnten Sie genauso Rauchsignale senden oder die Nachricht in einer Flaschenpost ins Meer werfen so effektiv ist diese Methode.

Studien zeigen, dass der durchschnittliche Mitarbeiter mehr als ein Viertel seiner Arbeitswoche damit verbringt E-Mails zu lesen und darauf zu antworten und dass unsere IQ Punkte beim Lesen und Schreiben von E-Mails im Durchschnitt um 10 Punkte fallen. Nicht nur das, wir brauchen auch mehr als 20 Minuten um uns nach dieser Tätigkeit wieder auf andere Aufgaben zu konzentrieren.

Man muss auch in Betracht ziehen, dass E-Mail nie als kollaborativer Kommunikationskanal gedacht war, heute jedoch oft so verwendet wird. Dies führt zu unzähligen CCs, BCCs und „Allen Antworten“ – E-Mails, die Sie persönlich nicht mehr betreffen, aber trotzdem Ihren Posteingang füllen.

All dies hat zu einer „E-Mail Fatigue“ geführt, wodurch die Mitarbeiter langsam über die Dringlichkeit der E-Mails abgestumpft werden und sie ungelesen ansammeln lassen. Mit dabei jene wichtigen Nachrichten, über die das gesamte Personal schon gestern Bescheid wissen hätte müssen.

Bei den oben genannten Punkten nahmen wir natürlich an, dass all Ihre Mitarbeiter einfachen, regelmäßigen Zugang zu ihren beruflichen E-Mails haben. Wenn sie allerdings in einer Branche mit einem hohen Prozentsatz an Non-Desk-Mitarbeitern tätig sind, die in der Filiale, Produktion, Verteilerzentren, Lagerhäusern, Hotels, Küchen oder den Krankenstationen arbeiten, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie nicht in E-Mail Lizenzen und persönliche Laptops für jeden einzelnen Ihrer Mitarbeiter investiert haben.

Deshalb wenden sich Arbeitgeber zunehmend Plattformen für Zusammenarbeit, Kommunikation und Projektmanagement zu. Auf diese Plattformen können Mitarbeiter direkt von ihrem persönlichen Gerät aus zugreifen (Smartphone, Tablet, Desktop) und wichtige Nachrichten gehen nicht in einem Meer aus E-Mails unter. Manche dieser Plattformen, Enterprise Social Networks und Mitarbeiter-Apps haben spezielle Funktionen, die es ermöglichen die wichtigsten Updates auf eine Weise hervorzuheben, wie es E-Mail nicht kann.

Bei Speakap haben Administratoren zum Beispiel einige Möglichkeiten Nachrichten, die besonders wichtig sind, hervorzuheben:

  1. Administratoren können die Push-Benachrichtigen nutzen. Mitarbeiter, die sie aktiviert haben, erhalten eine Benachrichtigung, dass eine neue Nachricht eingetroffen ist, mit dem Betreff der Nachricht.
  2. Neu bei Speakap! Administratoren können nun auch wichtige Updates fixieren, so dass sie auf der Chronik immer an erster Stelle erscheinen und garantieren, dass die wichtigsten Nachrichten nicht übersehen werden.

Pinned message App Screen Image

Übertreiben Sie es nicht mit den Benachrichtigungen

Obwohl die Admins jetzt ein paar machtvolle Waffen zur Hand haben, um sicherzugehen, dass die Mitarbeiter wortwörtlich die Nachricht verstehen, sollten die internen Kommunikationsteams trotzdem sicherstellen, dass sie diese nicht übermäßig anwenden sonst werden die Mitarbeiter auch von dieser Neuigkeit abgestumpft werden.

Hier ein paar Tipps für Administratoren:

  1. Wechseln Sie zwischen Push-Benachrichtigungen und dem Fixieren von Updates – verwenden Sie nicht beide die ganze Zeit.
  2. Anstatt Einweg-Kommunikation zu pushen, versuchen Sie wichtige Benachrichtigungen in Fragen zu verpacken, die Feedback generieren und von den Mitarbeitern Antworten fordern.
  3. Wenn Ihr Enterprise Social Network oder Ihre Mitarbeiter-App mehrere Arten von Updates zulässt, so wie Bild-Posts, Link-Posts, Videos oder sogar Umfragen, dann nutzen Sie diese, um den Neuigkeiten einen frischen Anstrich zu verpassen und die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter nicht zu verlieren.
  4. Fixieren Sie nur die wichtigsten Nachrichten.

Wenn wir gerade davon sprechen…

4 interne Kommunikationsnachrichten, die an der Chronik fixiert werden sollten und 4, die es nicht verdienen

1. Unternehmensupdates

Ja: Fixieren Sie Benachrichtigungen über große Unternehmensmeetings, Veränderungen in der Führungsebene und Updates zu neuen Standorten, Zusammenschlüssen und Übernahmen. Obwohl viele Organisationen verständlicherweise von schlechten Nachrichten Abstand nehmen, ist Transparenz gerade in solchen Momenten ausschlaggebend, um Mitarbeiter zu beruhigen.

Nein: Posten Sie keine unternehmensweiten Updates, um Mitarbeiter über undurchsichtige rechtliche Bestimmungen oder Veränderungen hinter den Kulissen an finanziellen Modellen zu informieren, die die Arbeit Ihrer Mitarbeiter wenig beeinflussen. Obwohl der Abtritt des Finanzchefs sehr wohl eine Fixierung verdient, hat es das Ende des Praktikums von Dave in der Buchhaltung nicht. Sorry Dave.

2. Training

Ja: Fixieren Sie Nachrichten über unternehmensweite jährliche Weiterbildungen, an denen alle oder der Großteil der Belegschaft teilnehmen soll. Kündigen Sie das jährliche Compliance-Training, Gesundheits- und Sicherheitsunterweisungen oder das Datenschutztraining an.

Nein: Fixieren Sie keine Benachrichtigung über jeden einzelnen neuen Kurs, der in irgendwo in Ihrem Unternehmen angeboten wird. Diese sollten in den Gruppen geteilt werden, für die es relevant ist.

3. Mitarbeiterumfragen

Ja: Fixieren Sie eine Hauptmeldung zur Mitarbeitermotivationsumfrage, die Schlüsseldetails wie Deadline, Dauer, warum sie wichtig ist und wo man teilnehmen kann enthält. Dann fixieren Sie eine darauffolgende Nachricht, in der die Ergebnisse hervorgehoben werden und informieren Sie die Mitarbeiter, wo sie die vollständigen Ergebnisse einsehen können und was die nächsten Schritte sein werden.

Nein: Fixieren Sie keine täglichen oder wöchentlichen Erinnerungen teilzunehmen und vergessen nachher die Ergebnisse zu teilen. Das ist ein sicherer Weg, um zu erreichen, dass die Motivationslevels der Umfrage im nächsten Jahr in den Keller sinken!

4. HR Ankündigungen

Ja: Teilen Sie Ankündigungen zu Feiertagen und Tagen, an denen die Öffnungszeiten des Betriebes abweichen. Ebenfalls sollten Nachrichten über wichtige Momente, wie die Vervollständigung der Leistungsbeurteilung oder das neue Pensionsmodell des Unternehmens sehr sichtbar sein. HR News ist das beste Beispiel einer Nachricht, die auf der Unternehmenschronik ganz oben fixiert werden soll.

Nein: Fixieren Sie keine Nachrichten, die den Geburtstag von Dave dem Praktikanten feiern, Helen aus HR einen schönen Urlaub wünschen oder Steve, dem Filialleiter, zu seinem Motorradführerschein gratulieren. Dafür sind private Gruppenchats da.

Folgen Sie diesen Tipps und Tricks, um Nachrichten oben auf der Chronik zu fixieren und sie werden zu wertvollen Taktiken werden, wenn Sie eine Nachricht haben, die wirklich von 100% Ihrer Belegschaft gesehen und gelesen werden sollte.

Buchen Sie heute Ihre kostenlose Demo, um die Funktionen “Nachricht fixieren” und “Push-Benachrichtigungen“ von Speakap in Aktion zu sehen.

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Matt Warnock

Geschrieben von Matt Warnock

Matt is an experienced journalist-turned-content marketer who writes about all things tech, SAAS and B2B.