6 errores comunes a evitar cuando adopta la intranet del móvil

ago 2, 2016 - 15 minutos de lectura

Toda grande empresa tiene un sistema de comunicación interna. Mientras que normalmente el software de las comunicaciones internas se ve como la respuesta digital para la comunicación interna, la participación de los empleados y la colaboración de equipos a menudo ha fallado y no ha cumplido con las expectativas.

Una comunicación interna colaborativa para la comunicación interna es tan efectiva como insertar información a presión.

Menos de la mitad de todos los empleados con acceso se conectan diariamente al sistema de comunicación interna de la empresa y con frecuencia pasan por la aplicación porque es la página de inicio por defecto del navegador de la empresa. Además, las comunicaciones internas son complejas para actualizar, lo que acaba resultando en un grupo reducido de personas que aportan la mayoría del contenido. Sí, puede que esto haya cambiado con el incremento de equipos y las redes sociales, pero este nuevo concepto de que “todos pueden hacer todo” conlleva ciertas consecuencias también. Cientos y hasta miles de áreas de equipo y espacios de proyectos significan menos estructura, más ruido y más contenido confidencial.

Aunque esto puede ser un buen enfoque digital del lugar de trabajo para trabajadores del conocimiento apasionados – es una pesadilla para la mayoría de empleados que están simplemente dispuestos a comprender lo que ocurre en la empresa y lo que deben saber para hacer mejor su trabajo. Las comunicaciones internas modernas llegan con más funciones pero tienen menos sentido para la mayoría de personas a quien vas destinadas. Imagine que tiene mucha sed y llega alguien con una manguera de incendios – así es lo que la colaboración social ha hecho a las comunicaciones internas.

Solo puede comunicarse con sus empleados si le pueden oír

El alcance debe estar al centro de cada buen canal de comunicación para empleados. El 70% de los empleados de hoy en día no trabaja delante de un escritorio y por eso acaba siendo muy complicado para superar la brecha entre el personal que trabaja de cara al público y el que no. Esto es verdadero no solo para empleados no conectados o sin conexión sino también para el personal de ventas de primera línea y la fuerza de servicio. Sus compañeros de trabajo en estos campos son clave para hacer crecer la empresa y aumentar la satisfacción de los clientes pero es complicado alcanzar a estos trabajadores con un canal que no aparece en sus smartphones.

Adaptar las comunicaciones internas al móvil

Hoy en día, las personas cogemos el teléfono móvil más de 85 veces por día y pasamos 85% del tiempo en las aplicaciones del móvil. La comunicación interna móvil combina un problema común con una tendencia en aumento. El objetivo es poder proveer a las empresas con un canal directo y actualizado para sus empleados, más rápido que los comunicados de prensa externos, ofrecer toda la información necesaria a tiempo y conocer rápidamente el feedback valioso de los trabajadores de primera línea. La comunicación interna móvil no es solo un canal de noticias, sino un facilitador real para que sus negocios se adapten y avancen más rápido.

movil adaptar“Tan sólo es una app – ¡Debería ser fácil!”

Sí, desde un alto nivel de perspectiva de gestión, puede parecer fácil pero los comunicadores y profesionales de TI saben que habrá muchos retos si se inmersa en los detalles del canal móvil para sus comunicaciones internas. Hemos estado por aquí y allá, lo hemos probado muchas veces con clientes de distintas industrias, de todos los tamaños y de 4 continentes hasta ahora. Con este blog queremos intentar ayudarle a moverse alrededor de estos 6 errores comunes a evitar cuando adopte la comunicación interna móvil.

1. Una comunicación interna receptiva no es una comunicación interna móvil

“¿Su comunicación interna es móvil?”

“¡Sí, es receptiva!”

‘Receptiva’ significa que una comunicación interna ha sido optimizada para funcionar en distintos tamaños de pantalla y cambiará su diseño para ajustarse a diferentes formatos. El problema de este enfoque es que es solo una manera optimizada de mostrar el contenido pero no es una respuesta a todas las preguntas que surgen cuando se implementa una comunicación interna móvil: ¿la incorporación de usuarios sin una dirección de email de la empresa, seguridad, usabilidad, la participación de los usuarios y la manera de hacer saber a sus empleados sobre noticias importantes? La mayoría de los canales receptivos de las intranets ya existentes tienen un índice de uso decepcionante: menos del 5% del tráfico global. Compare estos datos con el 70% del tráfico móvil que logran muchos de nuestros clientes. Usan una aplicación nativa que provee estas 5 ventajas centrales por encima de un sitio de web móvil:

Gestión de usuarios y contenido: Las aplicaciones se pueden distribuir a través de las app store públicas que tanto Apple como Google ofrecen. Descargarse una aplicación es un proceso que todo usuario sabe porque lo ha hecho ya muchas veces. Los usuarios deben iniciar la sesión una vez (clique aquí para más detalles sobre la incorporación de usuarios) pero no debería ser necesario que lo hiciesen casa vez. Speakap provee un sistema incorporado para la gestión de usuarios como la gestión de contenido. Esta función ayuda a las empresas a separar contenido interna destinado a informar a todas las personas (móvil) y contenido estrictamente confidencial (solo accesible dentro de la firewall), al mismo tiempo que se mantiene la usabilidad.

La participación y usabilidad: Los usuarios se sienten más inmersos en una aplicación. Su función principal y ventaja es que nos podemos llevar la aplicación con nosotros a donde sea con nuestro smartphone mientras que un navegador es menos presente en la vida diaria. Además, el uso de las aplicaciones está en auge. Más de 1.2 mil millones de persones usan aplicaciones móvil y un 90% de nuestro tiempo dedicado a los móviles lo pasamos en las apps. El push ha supuesto un cambio radical para la comunicación interna: las aplicaciones ofrecen la posibilidad de añadir características que no funcionarían en una versión de navegador. Las notificaciones emergentes, por ejemplo, le ayudan a comunicar puntualmente la información más importante a sus empleados directamente al dispositivo que más usan. Parecidas a los mensajes de texto, las notificaciones emergentes se leen sobretodo durante los tres primeros minutos mientras que esto sólo es el caso del 22% de los emails.

Nuestro cliente T-Systems ve una tasa 3 veces mayor de lectores después de un mensaje push. El 75% de los usuarios de nuestro cliente Viessmann leyeron mensajes emergentes en una hora. Los mensajes push han supuesto un gran cambio para las comunicaciones internas.

Seguridad reforzada para la información confidencial: Las aplicaciones son capaces de ofrecer un nivel más alto de seguridad que una página web porque se pueden integran en un Mobile Device Management (MDM). MDM permite la distribución de aplicaciones, datos y configuraciones a los smartphones gestionados. De manera simultánea, permite que los administradores supervisen los dispositivos móviles fácilmente, así como los ordenadores proporcionan un funcionamiento óptimo para los usuarios. Las herramientas de MDM incluyen la gestión de aplicaciones, la sincronización e intercambio de archivos, herramientas de seguridad de datos y soporte para un dispositivo de la empresa o personal. Esto es especialmente interesante para ciertos públicos como la gestión, ventas y empleados de servicio con un smartphone de la empresa y la necesidad de acceso a información más confidencial. Las aplicaciones que funcionan con MDM cumplen con las altas normas de seguridad para la información confidencial y son convenientes.

Branding: Una comunicación interna es siempre sobre la marca. Tener su propio nombre y haber realizado un minucioso diseño en la página web es genial, pero casi no tiene opciones de conseguir todo esto ya que el espacio de los sitios web móvil son muy limitados. En comparación, una aplicación nativa le permite usar su propio branding. Podrá usar su propio logo, nombre, descripción de la app store y la etiqueta de las notificaciones emergentes y al mismo tiempo tener todos sus dispositivos de comunicación y las ventajas de la comunicación interna. Si pone la comunicación interna móvil en una aplicación en vez de una web esta un paso delante de un proceso que tendrá lugar de alguna manera en el futuro. Si aplica el móvil, hágalo al 100%.

2. Copiar la comunicación interna de su ordenador

El móvil necesita otro enfoque sobre el contenido y funcionalidad. La intranet es un medio de comunicación interna muy usado, una gran plataforma con todo tipo de contenido y aplicaciones. Además, tiene a reflejar las complejas jerarquías de la empresa y es la página de inicio de los ordenadores de la empresa que las personas encienden por la mañana. En comparación, las aplicaciones móvil captan la atención de las personas en situaciones completamente distintas y diversas: durante la pausa del mediodía, esperando el bus para ir a la oficina, entre reuniones o a casa. Además, en las aplicaciones móvil para la comunicación interna, en comparación con los ordenadores de mesa, todo es accesible en un máximo de tres pestañas de navegación. La comunicación interna móvil debería ser una versión clara y simple de sus comunicaciones internas.

Además, para adoptar correctamente la comunicación interna móvil, y en especial si la gente debe descargarse las comunicaciones internas en sus smartphones personales, su atención se debe centrar en ofrecerles calidad. A veces, la importancia para los empleados no concuerda con la de la empresa, pero debe crear la primera para poder establecer la segunda. Esto puede ser tan fácil como incluir un plan de comidas o un mercado interno para generar el uso. Además, asegúrese que se comunican todas las ventajas. No sirve de nada tener una versión móvil increíble si nadie lo sabe o piensa que es lo mismo que la comunicación interna de los ordenadores de sobremesa. Es importante asegurarse que sabe las capacidades y cualidades que harán más fácil la vida laboral de sus usuarios y por eso debe promocionarlas. Asimismo, tenga en cuenta que los usuarios no necesariamente usan lo que se les pone delante. Consiga que la quieran usar.

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3. Los textos son demasiado largos y bla bla

En materia de la medida de los móviles, las personas agradecerán si el contenido es directo y honesto.

En primer lugar, considere que su comunicación interna no es su vertedero para todo el contenido de la web empresarial. No todo lo que tenía sentido en la versión del ordenador lo tiene ahora con los móviles. Se trata de un nuevo comienzo y debería por eso tener un nuevo enfoque para el contenido.

Mucha gente está acostumbrada a escribir textos largos y bien documentados que posteriormente se adaptan a las comunicaciones internas. La clave para una aplicación móvil es escribir menos, ya que aquí el objetivo es usar imágenes y teasers mientras que resume el contenido en el primer párrafo. Un contenido largo aún puede tener su espacio en las noticias pero debería aparecer sin tanta regularidad porque es más ‘difícil’ de leer y hace que los usuarios no tengan ganas de leerlo ni de escribir contenido.

Siga esta guía para comprobar si su contenido es APPropiado (¡Ha! ¿Ha visto lo que he hecho?):

content death zoneAdemás, considere que las soluciones móvil son mucho más interactivas y funcionan a tiempo real. Puede haber un calendario editorial para eventos predecibles pero el objetivo principal debería ser el de crear contenido tan pronto como surge una cuestión. El contenido más atractivo será el que haya escrito durante la comida porque se habrá dado cuenta que era una información urgente, mientras que no tenía ni idea que pasaría durante el desayuno.

Además, recuerde tener abierta la creación de contenido para sus empleados. Tradicionalmente, unos pocos escritores y editores seleccionados eran los encargados de crear el contenido pero la versión móvil permite que todos puedan publicar noticias y comentarios, además de usar imágenes y videos. Mientras que aún puede decidir es quién hace qué sobre los derechos de administración, es muy efectivo abrir el proceso de redacción a todos los departamentos. Esto conduce a una mayor relevancia en los temas para sus empleados. Como gerente, no puede saberlo todo, y aún menos si consideramos las distintas ubicaciones. Deje que su personal escriba sobre los temas actuales, haga que se interesen por esto y aumentará el uso. Por último, limite la información que pone online. Use la comunicación interna móvil como transmisión de noticias pero no suba los secretos más valiosos de su empresa. Aunque pueda ser muy seguro, estamos hablando de internet.

4. El dilema de la seguridad

En caso de duda, elija el acceso más fácil para sus usuarios y limite el contenido.

En el móvil, más que en otras plataformas, hay una lucha constante entre la usabilidad, el acceso y la seguridad. Al fin y al cabo, se puede acceder a sus comunicaciones internas móviles desde smartphones privados. La gente está conectada un rato y tienden a usarlo desde donde sea, lo que automáticamente incrementa el riesgo de la difusión de información, donde no tendría que ocurrir.

La seguridad se da cuando la aplicación está restringida a dispositivos gestionados por la empresa con una sesión duradera restringida. La usabilidad, en cambio, se garantiza cuando los empleados siempre están conectados, la incorporación es fácil, sin importar si tiene un correo de la empresa o no, y se permite la aplicación en smartphones privados, mientras que se activan las notificaciones emergentes para enviar.

La regla simple a seguir para conseguir un equilibrio entre los dos es la siguiente: si la usabilidad es muy baja, la gente no usará las comunicaciones internes en absoluto y el contenido no habrá servido para nada. Por eso, asegúrese que la usabilidad se mantiene alta y adopte su contenido a los estándares de seguridad resultantes. El objetivo de las comunicaciones internas móviles debería siempre ser integrar e involucrar más gente; para que ocurra, y sobretodo al principio, la usabilidad debe ser su prioridad. Si hay algún contenido confidencial que realmente necesita en sus comunicaciones internas, nuestro consejo pro es que instale una segunda capa de seguridad en la aplicación. Si no está seguro de qué hacer, siga las cuatro categorías de clasificación de datos, según ISE27001:

content classificacioncontent classificacion5. Pensar demasiado a pequeña escala

¿Está preparado para el éxito de su internet móvil?

Nuestros clientes actuales demuestran que la tasa de adopción de buenas apps crecerá rápidamente hasta más de un 70% y en algunos casos superior al 90% de todos los empleados. Sobretodo si tiene un gran personal de cara al público sin ningún acceso al correo electrónico, la aplicación pasará a ser la mejor herramienta de TI de su empresa. Habrá más partes interesadas que querrán usar su aplicación, y pasará a ser la llave de paso para la comunicación con los empleados. C-level, Internal Comms, HR, IT, Operations, otras ubicaciones – todas querrán adoptar la aplicación y añadir sus propias funciones.

Si ha contratado una agencia para construir “tan sólo un sitio web móvil” o “sólo una aplicación”, estará atascado y no podrá ir hacia delante sin tener que invertir mucho dinero y tiempo. Asegúrese desde el principio que escoge un proveedor con opciones integradas para extensiones personalizadas y una gestión de usuario y acceso flexible para preparar su éxito.

Las comunicaciones internas de los ordenadores están normalmente estancadas y no crecen con las nuevas innovaciones que van llegando. No cometa este error con la versión móvil. Aplicaciones como Speakap son capaces de crecer con sus necesidades y le permiten añadir nuevos plugins con el tiempo.

6. ¿Por qué tan serio?

Por último, uno de los problemas centrales con la comunicación interna en los ordenadores es que sus empleados lo ven como trabajo. Es complicado y requiere tiempo, y a nadie le gusta. Para evitar que esto ocurra con su versión móvil, hágala divertida.

Primero de todo, cuando involucre a sus empleados en la aplicación, intente animarles y premie a quienes estén más activos. De manera similar, incluya un manual de integración para nuevos empelados que no sólo muestre como usar la versión móvil sino que también recompense al nuevo empleado cuando haya completado una fase. Admítalo, a todos nos gusta la caza del tesoro.

En segundo lugar, al comunicarse a través de los smartphones, automáticamente lo incluye en la vida diaria de los empleados. Esto ya de por sí es un primer paso para hacerlo más divertido, así que tenga en cuenta este entorno cuando se desarrollen las funciones y contenido. Idealmente, sus empleados miraran el contenido aunque no estén en el trabajo. Estimule esta actitud al seguir los consejos anteriores y añada funciones como por ejemplo la planificación de eventos y deportes de la empresa.

¡Un poco de ludificación sirve de mucho!

Speakap the Team

Escrito por Speakap the Team