¿Crear o comprar una aplicación para las comunicaciones internas?

abr 2, 2016 - 14 minutos de lectura

Una de las primeras preguntas que aparecen cuando se plantea implementar una aplicación para empleados es si se debe crear una aplicación propia o comprar una solución ya definida. Puede parecer muy atractivo crear su propia app al principio, teniendo en cuenta que puede decidir cómo será el resultado y sus funciones, pero créanme, acaba siendo una causa perdida.

Así que antes de empezar, tenga en cuenta que con una solución predefinida no se tendría que preocupar en crear su propio editor de textos o personalizar un sistema de contabilidad de gestión. De hecho, la mayoría de las empresas ven el valor añadido de software como servicio por lo que respecta a los costos reducidos, la disminución de riesgos y plazos de entrega mucho más cortos.

Veamos las 5 razones principales por las cuales debería plantearse usar una solución ya confeccionada y no desarrollar su propia:

1. Costes:

En Barclays, uno de los proyectos de desarrollo de la mejor aplicación para la comunicación interna más conocidos, el equipo necesitó un presupuesto de más de 1 millón de dólares para estar preparados para el lanzamiento. En nuestra experiencia, eso es una buena referencia. En Speakap, cientos de clientes comparten los costes de desarrollo de la plataforma y, como consecuencia, obtienen su aplicación por sólo una fracción del coste. Muchas veces, las empresas subestiman los gastos incurridos por la idea, la gestión de proyectos, y las solicitudes de evaluación y cambio. Además, uno de los mayores costos ocultos es el mantenimiento constante. Esta aplicación está basada en Android y iOS y dichas plataformas normalmente cambian, un aspecto que se debe tener en cuenta en relación a su presupuesto.

Se deben considerar los siguientes problemas cuando se trata de dinero:

  • Costes de desarrollo: como en todo proyecto informático, la estimación de los costes de desarrollo tiende a ser demasiada baja. Es muy difícil ver la complexidad de una situación sin crear un concepto muy detallado. Algunos de las cuestiones que normalmente se subestiman son: la incorporación de usuarios (¿cómo apoyar a los usuarios sin una dirección de correo electrónico?), la seguridad (un entorno seguro de alojamiento), la integración (sincronizar con un directorio activo o con un formato CSV?), los medios (un sistema de alojamiento de imagen y video a escala empresarial), revisión de Apple (se gestionan varias cuestiones para introducir las aplicaciones orientadas a los empleados en la App Store), la complexidad de Android (muchas versiones de software distintas, tamaños de pantalla y dispositivos).
  • Los costes del contenido de gestión: su socio de desarrollo siempre piensa que “sólo es una aplicación” y de hecho ésto es lo que causa una baja estimación de costes del proyecto. ¿Pero como se integra el contenido en la aplicación? El 75% de nuestro poder de desarrollo se dirige a cuestiones que no puede ver de manera inmediata en la app: el sistema de gestión de contenidos, ejecución y infraestructura.
  • Costes de mantenimiento: las versiones de New Android y iOS tienen a incluir cambios importantes. Si no los aplica en seguida, su aplicación será ineficaz para todos los usuarios que tengan la nueva versión. En especial, la mayoría de las personas con iOS usan actualizaciones automáticas y cambian a la nueva versión de manera inmediata. Este equipo de desarrollo de aplicaciones debe permanecer conectado continuamente y reaccionar ante los cambios de inmediato. Speakap provee una actualización de la aplicación mensual.
  • Costes de decisiones equivocadas: En un proyecto de aplicaciones personalizado normalmente no puede probar la app antes de su lanzamiento. No puede saber si a sus empleados les van a gustar las funciones y si van a entender la manera por la cual se han implementado. Si previamente se hubieran realizado extensos requisitos, investigaciones y el uso de la ingeniería, habría costes adicionales pero normalmente no se llevan a cabo en la mayoría de proyectos. Es posible que (partes de) la aplicación puedan fallar.
  • Costes para aplicaciones múltiples: Una aplicación personalizada tiende a presentarse como la mejor opción para una empresa que no ve una necesidad para funciones adicionales o extensiones personalizadas. Pero si su app tiene éxito, deberá pedir funciones adicionales para otros departamentos y extensiones personalizadas para su TI. No sería el primero en comenzar de cero con un proveedor de Software como Servicio después. Lo que ocurre también a menudo es que otros departamentos y TI empezarán a desarrollar sus propias aplicaciones, lo que resultará en sobrecarga caótica de aplicaciones con aún más costes y menos oportunidades para que los empleados las puedan incorporar.

2. Tiempo:

Con Speakap consigue una vista previa de su aplicación inmediatamente después de registrarse. Poner en marcha una prueba o la aplicación es una cuestión de pocos días. En comparación, el tiempo que necesita para su proyecto de una aplicación personalizada sólo se puede estimar y depende de los siguientes aspectos:

  • Tiempo por concepto: Si empieza de cero, será el único que diseñe maquetas y escriba especificaciones. Para crear el concepto de una aplicación para móvil, se aplica la regla del 80/20: podrá elaborar algunos esbozos (20%) rápidamente. Lo que no se ve está en los detalles: ¿Exactamente cómo funciona el proceso de incorporación de los usuarios? ¿Qué hace cuando los usuarios pierden sus credenciales? ¿Cuáles son los campos obligatorios para un editor?
  • Tiempo para la toma de decisiones: Si usted desarrolla su propio concepto, hay una lista infinita de posibilidades a discutir. Fácilmente puede pasarse meses asistiendo reuniones con distintas partes interesadas discutiendo los colores de los botones y las funcionalidades de la aplicación.
  • Tiempo para la aprobación: Speakap ha comprobado procesos y responde las preguntas de su consejo de trabajadores, responsables de la protección de datos y el equipo de seguridad de TI. Con soluciones personalizadas, los procesos de aprobación tienden a ser mucho más largos.
  • Tiempo para el desarrollo: Este aspecto depende mucho de sus recursos, competencias y método de desarrollo. Tenga en cuenta que necesitará tres versiones de una aplicación para la comunicación interna: Android, iOS y web.
  • Tiempo para la prueba: Nadie quiere usar una aplicación llena de errores. Speakap tiene un proceso de gestión de calidad y cientos de otros clientes ya usan la plataforma.
  • Tiempo para la presentación de App Store: Si hablamos de aplicaciones de comunicación interna, es importante estar en el App Store. ¿Sabía que tendría que tener el contenido público al lado del botón de acceso? Además, ¿ha pensado tener un acceso seguro y separado para el revisor de Apple (querrán conectarse para ver qué hay detrás del formulario de acceso)? ¿Y cómo gestiona la situación en la cual el revisor aún rechaza su aplicación? No sería el primero en perder más tiempo una vez la app estuviera ya ‘finalizada’ hasta que por fin llegara a las tiendas y se pudiera usar.
  • Tiempo para la inactividad: La mayoría de proyectos de apps personalizadas no funcionan con un sistema backend dependiente sino que se encuentran alojados en ‘un servidor’. Si el servidor falla en un lunes por la mañana o durante el discurso de su director general en el ayuntamiento, sabe que no podría hacer bien el trabajo.
  • Tiempo para el mantenimiento: las versiones de New Android y iOS tienen a incluir cambios importantes. Si no los aplica en seguida, su aplicación será ineficaz otra vez para todos los usuarios que tengan la última versión. En especial, la mayoría de las personas con iOS usan actualizaciones automáticas y cambian a la nueva versión de manera inmediata. Normalmente hay una ventana de tiempo muy limitada después de la vista previa de desarrollo final de Apple antes que se impulse la nueva versión a los usuarios.

3. Riesgos

Principalmente, se debería centrar en cómo impulsar su aplicación para la comunicación interna y crear una audiencia. El mayor riesgo es que nadie necesite o use su aplicación. En Speakap, nuestro principal objetivo es darle apoyo con ejemplos de usos ya preparados que han demostrado servir al fin pretendido de tasas altas de adaptación. Durante el proceso de incorporación, nuestro equipo de entrega le notificará en relación de lo que hemos considerado que pudiera ser buen contenido y así, atraer sus empleados hacia su aplicación. Speakap reduce drásticamente el riesgo de adopción para usted con referencias de hasta el 80% de tasas de adopción. Una solución personalizada sólo le mostrará si el concepto funciona una vez se haya lanzado la app y se haya hecho la inversión.

Con Speakap podrá visualizar lo que podrá obtener antes de comprometerse a una inversión. Es una gran diferencia si se compara con un proyecto personalizado. Speakap le permite la compra con inserción del ejecutivo en aplicaciones activas. Con su propia solución, debe conseguirlo con Slideware, lo que deja todos los riesgos técnicos de implementación a su proyecto. ¿Podrá su equipo de desarrollo entregar a tiempo, con calidad y dentro del presupuesto? Más del 50% de los equipos de proyecto de TI no pueden.

4. Carencia de una competencia técnica

Crear una aplicación no es un proyecto individual. Se necesita un equipo de investigación con amplios conocimientos tecnológicos: el promotor Frontend y Backend, programadores nativos, diseñadores de UI/UX, escritores técnicos, responsables de calidad y un grupo completo de diseñadores de web. Y aunque tenga todas estas personas, tardarán mucho más tiempo en crear una aplicación de lo que cree, aunque pongan toda su atención en ésta. Y esto no es el caso de la mayoría de las empresas. Sus programadores tienen normalmente otras tareas que hacer y contractar un grupo de trabajo extra es mucho más caro que una solución predefinida.

5. Seguridad

En materia de seguridad, debería considerar todo el conjunto: La aplicación se podría instalar en dispositivos privados. Las notificaciones emergentes se envían a través de la infraestructura de Google y Apple. El servidor debe estar accesible desde fuera del servidor de seguridad (firewall). Si los empleados dejan la empresa, ¿cómo se cancela su acceso? Parte del contenido debería ser visible para todas las personas de la empresa, mientras que otra información debería ser restringida para un grupo determinado.

Speakap aporta soluciones y tiene experiencia de clientes existentes respeto a todos los retos mencionados. Líderes mundiales de la industria usan nuestra infraestructura. La aplicación de Speakap se atiene a la legislación estricta alemana de protección de datos. Debe invertir una suma significativamente alta en la infraestructura de su aplicación para conseguir un nivel comparable de seguridad para una solución personalizada. Y para información confidencial que realmente debe estar interna, siempre puede crear su propio plugin personalizado que se encuentra alojado internamente en sus propios servidores. Para ser honestos, deberíamos también considerar, por supuesto, los argumentos más frecuentes y representativos para crear su propia aplicación. Por suerte, Speakap provee respuestas para todos estos también.

1. Un software existente no puede satisfacer todas las necesidades

Las soluciones que vienen ya preparadas abordan, por lo general, muchas de las necesidades de la mayoría de las empresas pero no todas. Nuestros clientes acostumbran a decir: “Tenemos condiciones especiales.”

Si este es el caso, entonces un proyecto personalizado podría ser la mejor opción. No obstante, nos encontramos que el 90% de las necesidades de nuestros clientes se pueden apoyar con las funciones estándares de Speakap. El 10% restante se puede añadir a un proyecto personalizado usando la norma API de Speakap o creando un plugin personalizado. Nosotros recomendamos un proyecto personalizado sólo si la función estándar de Speakap no le ayuda en absoluto. Así que si quiere introducir un juego ego shooter multijugador masivo para su empresa, debería pensar en un proyecto personalizado. En los otros casos, escoger la aplicación personalizada de Speakap será la mejor opción.

Otro argumento que también oímos con frecuencia es el siguiente: ‘Tenemos un diseño muy especial’. El diseño no corresponde a más de un 5% de todos los costes de una aplicación. La mayoría de diseños se pueden conseguir usando las opciones de personalización de Speakap. Puede usar su propio logo, iconos, tipografía y colores.

También tenga en cuenta las políticas de las aplicaciones de Android y iOS. Speakap confirma los estándares de la plataforma y la experiencia del uso de dos años de experiencia de cientos de mies de empleados con todo tipo de funciones laborales. No todo funciona para todas las personas pero Speakap ha sido un campo evaluado por su gran aceptabilidad.

2. Las soluciones prefabricadas son rígidas

Si tiene una solución, puede ser difícil añadir o substraer funciones ya que corre el riesgo de conducir su empresa a la siguiente situación: demasiadas o pocas funciones para su compañía. Oímos este argumento a menudo, pero una vez nuestros clientes han visto las funciones que ofrecemos, la mayoría están satisfechos. Además, nuestros plugins son flexibles. Escoja libremente cuando quiere añadir o deshacerse de algo.

Las funciones generales son:

Noticias – Use la transmisión de noticias personalizada para difundir la información interna de la empresa. Mantenga a todas las personas al día y haga participar a sus empleados para que compartan sus experiencias.

Páginas y documentos – Crea nuevas páginas y documentos para organizar más el flujo de trabajo y el contenido de su objetivo. La estructura de su empresa se refleja en su aplicación.

Directorio de empleados – Toda la información importante de sus empleados, como nombres, números de teléfono y direcciones de correo electrónico se pueden añadir a la aplicación, igual que contactos de emergencia y organismos responsables.

Notificaciones emergentes – Las notificaciones emergentes son la fórmula mágica para las respuestas inmediatas y la recepción de información importante donde sea y cuando sea.

Plan de comidas – La comida nos mantiene vivos y hace que funcionemos, así que no podemos subestimar la importancia de una buena comida. Haga el menú accesible para que todos lo puedan ver y motive a sus empleados a revisar la aplicación al menos una vez al día.

Encuestas – Las encuestas para los empleados son una muy buena manera de monitorear el nivel de satisfacción de sus empleados. Tres iconos básicos sonrientes le ayudarán a comprobarlo diariamente y no perder el ritmo.

Ubicaciones – Con posiciones a todas partes del mundo, los mapas y ajustes de ubicación ayudan a los empleados para que encuentren la sala de conferencias, el espacio de talleres o la cámara de los secretos.

Cargue imágenes, vídeos y documentos – Para hacer la experiencia de la aplicación más versátil y divertida, suba todo tipo de formatos de comunicación. Use vídeos para enseñar nuevas habilidades a sus empleados o imágenes para darle un aspecto más social a la aplicación.

Un soporte multilingüe para plugins de contenido – Muchos de nuestros clientes intentan tener un equipo internacional. Nuestra aplicación, por lo tanto, permite el contenido en más de 6 lenguas y también permite que se ajuste la interfaz a la lengua que se usa en el dispositivo que se muestra la aplicación.

Formas – Listas, directorios, informes y documentos financieros encuentran un nuevo hogar en Speakap. Tenga todos los documentos importantes en una misma plataforma y ahorre tiempo que de otra forma emplearía manualmente con carpetas.

Plugins personalizados – Arriba de nuestra larga lista de funciones ya disponibles se encuentra la siguiente función: su equipo de desarrollo también puede diseñar sus propios plugins, encima de nuestro conjunto de API.

3. Un software ya existente podría no ser compatible con otros programas

La mayoría de las empresas tienen ya un software existente que debe ser compatible con los nuevos desarrollos. Si se adapta a una solución de aplicación ya hecha, esto puede resultar complicado. Como que SharePoint es, con diferencia, la referencia más solicitada, decidimos construir una conexión de Sharepoint estándar que funcionará con SharePoint 2013 y SharePoint online.

Además, tenemos add-ins para sus Directorios Activos, una API REST de contenido para una integración personalizada de contenido ya existente y una API REST de usuario para la integración de directorios de usuarios. Somos compatibles como una pieza de Lego.

En definitiva, Speakap está pensado para empresas, ya que éstas tienen sus requisitos especiales y no todo se adapta a una solución estándar. Y lo entendemos. Es por eso que hemos creado las funciones de personalización y la extensibilidad en el núcleo de nuestro producto. Podrá hacer la aplicación suya, aunque no la haya creado usted.

Speakap the Team

Escrito por Speakap the Team