Por qué deberías fijar información importante en tu red social privada

sep 5, 2019 - 6 minutos de lectura

En ocasiones hay mensajes realmente importantes que necesitas que lleguen a todos los trabajadores de tu empresa lo más rápido posible y puedas asegurar que todo el mundo los revise. Para garantizar el éxito en la comunicación hay que escoger el canal de comunicación adecuado para cada tipo de información ya que se puede dar el caso que enviar un mensajes sea como mandar una señal de humo o lanzar una carta en una botella al mar, vagando sin destino claro, exactamente como puede pasar con los correo electrónicos, por ejemplo.

Investigaciones al respecto muestran que un empleado utiliza de media más de una cuarta parte de su semana laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos, y que mientras lee y escribe esos correos electrónicos, el Coeficiente Intelectual disminuye en 10 puntos en promedio. No solo eso, sino que además cuesta  más de 20 minutos adaptarnos a otras tareas después de pasar el tiempo revisando nuestros correos electrónicos.

También vale la pena tener en cuenta que el correo electrónico nunca fue pensado como un medio de comunicación colaborativo, aunque muchos veces lo utilizamos con ese propósito. Esto supone una inacabable lista de correos en la bandeja de entrada, lo que no facilita el trabajo diario y puede comportar que información relevante se pierda entre respuestas.

Todo esto ha llevado a lo que se conoce como 'fatiga del correo electrónico', ya que los empleados gradualmente dejan de revisarlo habitualmente, y puede darse que mensajes urgentes se acumulen sin ser vistos, con los riesgos y costes que esto conlleva.

Este fenómeno contempla una situación en la que el trabajador tiene fácil acceso al correo electrónico pero este no hace más que agravarse para determinados casos. Si hablamos de empleados en sectores con un gran porcentaje de empleados que se encuentran en múltiples ubicaciones sin escritorio de trabajo fijo, como en tiendas, almacén, restaurante, fábrica, cocinas, etc., este efecto se vuelve más crítico, ya que el flujo de información es muy irregular.

Esta es la razón por la cual las empresas recurren cada vez más a plataformas de colaboración, comunicación y gestión de proyectos a las que los empleados pueden acceder directamente desde su propio dispositivo personal y donde los mensajes importantes no se pierden bajo una montaña de 'correos'. Algunas de estas plataformas, redes sociales empresariales y aplicaciones para empleados tienen funciones especiales que ayudan a resaltar las actualizaciones/posts más importantes de una manera que el correo electrónico no puede.

En Speakap, por ejemplo, los administradores tienen un par de opciones para comunicar mensajes que son especialmente importantes:

  1. Los administradores pueden hacer uso de notificaciones push, por lo que los empleados recibirán una alerta que muestra que ha llegado un nuevo mensaje, junto con el asunto de ese mensaje.
  2. Los administradores ahora también pueden fijar mensajes importantes en la parte superior de la línea del tiempo de Speakap, para asegurar de que esa información importante no se pierde.

Pinned message App Screen ImageNo exceder en las alertas

Aunque los administradores ahora cuenta con nuevas formas de garantizar que los empleados reciban el mensaje , los responsables de comunicación aún deben asegurarse de no usarlos en exceso, de lo contrario, ya que se corre el riesgo de que los empleados dejen de reaccionar a la novedad.

Algunos consejos útiles para administradores:

  1. Combina notificaciones push y fijar mensajes: no utilices ambas opciones todo el tiempo.
  2. En lugar de enviar comunicaciones unidireccionales, intenta acabar las actualizaciones importantes con preguntas abiertas que promuevan comentarios y respuestas de los empleados.
  3. Si la red social de tu empresa o aplicación de comunicación permite múltiples tipos de actualizaciones, como publicaciones de imágenes, publicaciones de enlaces, videos o incluso encuestas, utilízalas para mantener las noticias al día, y que capten la atención.
  4. Fija solo los mensajes más importantes.

4 tipos de mensajes de comunicación interna que deben fijarse en la parte superior de las líneas de tiempo y 4 que no 

1. Actualizaciones de la compañía

: Fijar mensajes sobre las principales reuniones de la empresa, cambios en el organigrama y actualizaciones sobre nuevas ubicaciones, fusiones y adquisiciones. Aunque es comprensible que muchas empresas eviten las malas noticias, la transparencia contribuye en gran medida a tranquilizar a los empleados.

X: Enviar una notificación push para informar a los empleados sobre tecnicismos legales o cambios en los modelos financieros que tienen poco efecto en sus vidas laborales.

2. Formación

: Fijar mensajes sobre capacitación/formación importante que afecte a la gran mayoría de la plantilla, como workshops de rendimiento, seguridad, salud, control de datos, etc.

X: No fijes o envíes mensajes a los empleados sobre cada nuevo curso disponible en cualquier rol dentro de tu organización.

3. Encuestas a los empleados

: Fija un mensaje sobre la encuesta de empleados con un link o utiliza la nueva funcionalidad de Speakap para incluir encuestas cortas y conseguir un informe de situación casi inmediato.

X: No fijes recordatorios diarios o semanales para participar y luego olvides compartir los resultados.

4. Publicaciones de Recursos Humanos

: Comparte publicaciones y mensajes importantes como días festivos, cambios de horarios, revisiones de rendimiento o cambios en el plan de pensiones de la compañía. La información de recursos humanos es un ejemplo de tipo correcto de mensajes que deben estar inmediatamente visibles por los trabajadores y que se pueden fijar en la parte superior de las líneas de tiempo.

X: No se deberían fijar mensajes celebrando el cumpleaños, desear excelentes vacaciones, o otros hitos personales. Para estos casos es mejor utilizar mensajes privados o grupos para aquellos para los que esta información es relevante y así evitar “ruido” en la plataforma de comunicación.

Sigue estos consejos y trucos sobre cómo y qué mensajes fijar en la parte superior de la línea de tiempo de tu plataforma de comunicación para que un mensaje que realmente necesita ser visto por el 100% de su organización llegue a todos los empleados.

Para conocer más acerca de cómo fijar mensajes en  Speakap o las funciones de notificación push en acción, consigue ahora tu demo gratuita.

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Matt Warnock

Escrito por Matt Warnock

Matt is an experienced journalist-turned-content marketer who writes about all things tech, SAAS and B2B.