Cómo lanzar una app de comunicación interna en una empresa tradicional

sep 18, 2019 - 6 minutos de lectura

"La comunicación  interna no estaba como queríamos que estuviese. Era muy difícil comunicar mensajes clave a los trabajadores de primera línea,  que son las personas más importantes".

Liz McGowan es la directora de RR.HH. de la empresa británica de retail Morleys, que cuenta con ocho grandes almacenes en Inglaterra. Fundada hace 130 años la empresa sigue siendo de propiedad familiar y cada tienda juega un papel central en su comunidad, dando trabajo a de 1.200 personas.

A pesar de su experiencia, la comunicación con los empleados era un desafío y, según admite la propia empresa, Morleys  siempre ha sido algo reacia a la hora de adoptar nueva tecnología.


"Los empleados nos comentaban repetidamente que querían más información, ya que no estábamos comunicándonos con ellos correctamente". Como afirma McGowan "queríamos asegurarnos de que los empleados tuviesen siempre información relevante, y que fuese clara y concisa. Queríamos asegurarnos de que se sintieran conectados con lo que la empresa estaba tratando de hacer".

La responsable de formación y desarrollo de Morely, Louise Walker, está de acuerdo con esta afirmación y añade que:

"Somos una empresa bastante grande y tratamos de transmitir un mensaje coherente, pero que en ocasiones era difícil. Dada la situación actual en el sector del retail, sabíamos que no podíamos permitirnos ser decepcionantes".

Motleys HERO iPhone X CopyHacer que la comunicación con empleados sea relevante y precisa

Al igual que muchas empresas Morleys utilizaba una combinación de correo electrónico y otras aplicaciones públicas, pero el resultado era un alcance insuficiente, por lo que se perdía información importante. Por ello la Dirección  decidió introducir una solución adecuada para mantener a todos los empleados al día. Después de revisar varias opciones, se decidieron por Speakap.

"Las empresa suelen ponerse un poco nerviosas cuando intentan presentar algo nuevo. En nuestro caso decidimos empezar con una prueba piloto en una tienda, lo expandimos a dos y luego lo desplegamos en todo el grupo, para hacer una incorporación escalonada y más eficiente", dice McGowan.

"Descubrimos lo difícil que es prepararse para algo nuevo. Somos una empresa muy tradicional y tenemos gente increíble trabajando aquí, pero no estamos muy al día con aspectos tecnológicos como algunos de nuestros competidores ", agrega Walker. "Tuvimos que adaptarnos bastante rápido. Ha sido un desafío adaptarnos a los ritmos y necesidades de cada uno, ya que varía según grupos".

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Para maximizar la adopción de Speakap, Morleys utilizó la amplia gama de opciones de registro que ofrece  Speakap y les dio a los empleados múltiples opciones, desde enviar códigos de inicio de sesión e invitaciones a direcciones de correo electrónico personales, hasta tener un escritorio de registro físico, donde los empleados podían ser guiados a través del proceso.

McGowan continúa: “ Cada tienda tiene una lista de personal, pero no tenemos direcciones de correo electrónico como estándar, así que comenzamos a recoger direcciones de correo electrónico para poder enviar un enlace y descargar MorSay [el nombre de la plataforma de Speakap de la marca Morleys]. En general fue un proceso bastante simple ".

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Lecciones importantes sobre la adopción de nueva tecnología

En el proceso de lanzar Speakap, Morleys aprendió algunas lecciones importantes. Como afirma Walker: "empezamos con una prueba piloto en quizás nuestra tienda más tradicional, y lo hicimos en diciembre, un momento muy difícil para el sector del retail. Por ello añadimos una segunda tienda y utilizamos la experiencia de la primera tienda, lo que marcó una gran diferencia. El proceso fue mucho más fluido y nos dio la confianza suficiente para implementarla en toda la organización ".

"El supervisor de la segunda tienda decidió desactivar todas las otras plataformas de comunicación que se utilizaban, para no diluir el mensaje. Se podía ver que tenía el potencial de ser excelente, y de hecho esa tienda sigue siendo una de las más activa ubicaciones de con  mayores usuarios activos de MorSay ".

¿Cómo de receptivos se han mostrado los empleados a la introducción de una nueva plataforma tecnológica?

Laura Saunders, gerente de ventas responsable de 22 empleados, afirma sobre MorSay que: "¡La comunicación con mi equipo y la oficina central ha mejorado cien por ciento! ¡Puedo comunicarme individualmente y de forma instantánea con los empleados y departamentos, y felicitarlos cuando han tenido un buen día. Esto por ejemplo era mucho más complejo antes, ya que tenemos  muchos empleados trabajando en turnos diferentes ".

Morleys HERO iPhone X3"Los empleados parecen estar realmente disfrutando de la interacción con la aplicación móvil", agrega McGowan. Tenemos alrededor de la mitad de nuestros empleados ahora usando la aplicación, y la otra mitad está preparada para adoptarla. Además, nuestra comunicación interna ya se han cuadruplicado. Se comparten muchas ideas y hemos podido difundirlas en todo el grupo mucho más rápido. También hemos podido mejorar nuestra estrategia de venta; conocer nuevas marcas y comunicar mejor con las tiendas sobre información de nuevos artículos ".

Para Louise Walker, hay algunos ejemplos que ilustran muy bien los beneficios de la plataforma. "Uno de las supervisoras de tienda que estaba de baja por maternidad nos explicó lo mucho que le gustaba poder estar al tanto de lo que sucedía en la tienda mientras estaba fuera".

Lecciones de Morleys para presentar una nueva herramienta para empleados:

  1. Si tu empresa es algo reacia la incorporación de nuevas herramientas tecnológicas prueba con una prueba piloto más pequeño para demostrar su efectividad  y darle confianza necesaria a Dirección.
  2. Elige una de las tiendas o establecimientos más entusiastas o expertos en tecnología para la prueba.
  3. Escribe mensajes y publicaciones claras y concisas sobre la nueva plataforma.
  4. Ofrece a los empleados múltiples opciones de registro para la nueva plataforma
  5. Escalona tu despliegue/ implementación. Define un plan para incorporar primero a los trabajadores más innovadores y que más uso hacen de las herramientas digitales y continúa con el resto en una fase posterior.
  6. Una vez implementado, da de baja todas las alternativas no oficiales a la nueva plataforma para asegurarte de que se convierta en el canal habitual.
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Matt Warnock

Escrito por Matt Warnock

Matt is an experienced journalist-turned-content marketer who writes about all things tech, SAAS and B2B.