10 razones por las cuales las empresas de primera línea necesitan una plataforma social

jun 14, 2017 - 10 minutos de lectura

Sí, una plataforma social interna es ideal para el intercambio de conocimiento, y con eso, la innovación. Pero aún más importante, corrige errores de comunicación muy frecuentes en las empresas con muchos empleados de primera línea.

Este artículo es traducido por Mariazell-Eugènia Bosch Fábregas (artículo relativo).

Diversas herramientas sociales internas como Jive y Yammer se centran mayoritariamente en especialistas. Naturalmente este enfoque tiene sentido porque nuestra solución, de hecho, estimula el intercambio de información. Las herramientas sociales internas mejoran las colaboraciones a través de los departamentos y por eso favorecerán la innovación. Para estas empresas, apoyamos firmemente este tipo de comunicación y cooperación.

Pero también creemos que aún hay muchas empresas en las cuales las herramientas sociales internas podrían ser muy útiles para la mejora de procedimientos y simplificación de información. Esto es especialmente importante para empresas con una gran cantidad de empleados de primera línea.

Los empleados de cara al público tienen pocos recursos

No olvidemos que aunque la mayoría de los proveedores de software de centran en especialistas, la inmensa parte de la población activa mundial consiste de empleados que trabajan de cara al público. De toda la población trabajadora de 3,1 mil millones (aumentando hasta 3,5 mil millones de empleados en 2020), 2,5 mil millones de personas no tienen un trabajo de oficina. El hecho de desarrollar un software con el único objetivo de satisfacer los trabajadores del conocimiento tiene grandes consecuencias.

Hay investigaciones que han mostrado que ocho de cada diez empleados de cara al público aseguran que casi nunca reciben mensajes electrónicos por parte de la empresa. El 83% de los empleados de cara al público no disponen de una dirección de correo electrónica, un 45% no tiene acceso a la red y un 58% raramente recibe mensajes de la alta dirección. Como consecuencia, seis de diez empleados de cara al público no están bien informados sobre el posicionamiento de su empresa acerca de la competición.

10 razones por las cuales las organizaciones de primera línea necesitan una plataforma social

De esta manera, le explicamos porqué nuestra plataforma social interna satisface (también) las necesidades de los empleados de primera línea. Estamos hablando, entre otros, de empleados del sector minorista y hotelero, auxiliares de vuelo, obreros, conductores y profesionales en salud y atención infantil.

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1. Porque los empleados de primera línea no tienen acceso a un ordenador

Ya sea en el camino, en la escuela, en una tienda, restaurante o avión, muchos empleados de primera línea no usan un ordenador de mesa. Por eso, sólo pueden comprobar la información de la empresa a través de los dispositivos móviles.

Las plataformas sociales internas, que consisten de una aplicación móvil de alta calidad, aseguran que los empleados puedan acceder la información (importante) de la empresa sin importar la ubicación y a través de su smartphone o tablet.

2. Porque las empresas de primera línea consisten de muchos empleados a tiempo parcial

Los empleados a tiempo parcial no siempre poseen un correo electrónico de la empresa. Las organizaciones con empleados a tiempo parcial deben hacer frente con regularidad a la alta rotación de empleados. Una plataforma social interna de alta calidad puede solventar los dos problemas: puede equipar los empleados con su dirección de correo personal y desactivarla cuando marchen de la empresa. Y aún mejor: las plataformas sociales aseguran que los trabajadores sean capaces de involucrarse (emocionalmente) con los pensamientos, ideas y retroalimentación de sus compañeros de trabajo. La participación y compromiso está limitando la rotación de empleados.

3. Porque las organizaciones de primera línea usan con frecuencia diferentes soluciones de software

Ya sea si hablamos de nóminas, solicitudes de autorización, registro de servicios o sistemas de planificación de recursos empresariales, muchas de las empresas de primera línea tratan con distintas soluciones de software para que los procesos de trabajo puedan funcionar sin problemas. Pero todas estas soluciones con frecuencia llevan a procedimientos de acceso distintos.

Para solucionar este problema, podría implementar una plataforma social interna con una API abierta que se pudiera conectar con los sistemas ya existentes. Los empleados pueden entonces ejecutar todas las soluciones desde una misma plataforma, a través un simple inicio de sesión.

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4. Porque los trabajadores de primera línea necesitan expresar sus emociones

Los camareros, personal de tienda y auxiliares de vuelo están en un constante entorno directo con los clientes. Para poder desarrollar un buen trabajo, y así proveer la experiencia del cliente adecuada, deben modificar sus emociones de tal manera que las expresiones que muestran en el exterior más o menos reflejen lo que sienten en su interior.

Para que poder modificar sus emociones, los empleados de primera línea necesitan expresar con frecuencia sus emociones a sus compañeros de trabajo y jefe. Si no pueden compartir sus pensamientos y sentimientos, el nivel de su atención al cliente se ve seriamente afectado. Una red social interna podría funcionar como una puerta emocional, ya que no hay muchas oportunidades para que los empleados de primera línea interactúen cara a cara con sus compañeros de trabajo.

5. Porque las empresas de primera línea tratan a menudo con cambios de última hora

Los envíos llegan (demasiado) tarde, gestionar una llegada repentina de productos, etc. Estos sólo son dos ejemplos de situaciones que con frecuencia ocurren dentro del sector minorista. Especialmente en esos momentos, sería útil informar de manera conveniente y directa a las personas adecuadas.

6. Porque las organizaciones de primera línea operan con frecuencia como estructuras de franquicia

Las empresas de primera línea con éxito, como McDonald’s, Media Markt, Rituals, Ikea, Intercontinental Hotels o Maersk, operan normalmente como cadenas. Las sucursales pueden pertenecer al mismo propietario pero los franquiciadores tienden a formar parte. Al usar una plataforma social interna, todas estas sucursales pueden interactuar en un mismo entorno. Si quieren, los franquiciadores tendrán su propia red cerrada. En la misma plataforma, se pueden comunicar directamente con la sede central y viceversa.

7. Porque las empresas de primera línea no logran derribar las barreras de comunicación

Los mensajes de la alta dirección se envían normalmente a los ejecutivos de ciertas sucursales, quienes reenvían la información a sus empleados. No es sólo una tarea laboriosa, sino que también genera mucho ruido. Una plataforma social interna permite que se pueda conectar directamente con todos los empleados, de arriba abajo. Estos últimos, la primera línea, pueden responder mensajes inmediatamente y la alta dirección será notificada.

En aras de la eficiencia y la velocidad, también es importante que se pueda comunicar de una manera efectiva con ciertos departamentos, sucursales o grupos. En vez de compartir mucha información a través de email, catálogos o fax, sería más eficiente enviar los mensajes dentro de una plataforma interna social. Cada empleado/receptor involucrado será notificado de la llegada de un nuevo mensaje.

8. Porque las empresas de primera línea podrían enfrentarse a la existencia de la cultura privada Shadow IT

Si los empleados de primera línea tienden a comunicarse a través de sus smartphones, cabe la posibilidad que discuten temas relacionados con la empresa a través de Facebook o Whatsapp. Las organizaciones Corporativas Europeas probablemente sepan que la regulación norteamericana de privacidad sobre el almacenamiento de conversaciones a través de aplicaciones resulta bastante insatisfactoria. La regulación no acata los estándares de la Unión Europea.

De esta manera, como empresa, debe afrontar dos problemas grandes relacionados con Facebook, Whatsapp o Snapchat. Sin tener una mejor alternativa, un número creciente de empleados podría tener conversaciones empresariales a través de estas aplicaciones. La consecuencia es que usted ya no supervisa y controla la comunicación. Facebook, Whatsapp y Snapchat no están creados para fines como la conversación empresarial. De la misma manera, expone a su empresa y a sus trabajadores con un almacenamiento de datos de datos personales no compatibles.

9. Porque las empresas de primera línea operan con adolescentes y personas de veinte y pocos años

Las generaciones más jóvenes, la Generación Y y en especial la Generación Z, continuamente comprueban sus redes sociales durante el día. Como nativos digitales, han crecido con las redes. Sus hábitos digitales también han influenciado su percepción de la comunicación empresarial. Si hay una generación que espera ser tratada con seriedad e igualdad, en un entorno transparente donde se pueda aprender de los compañeros de trabajo, responder abiertamente y proveer feedback es la Generación Z (Lea nuestro informe sobre esta generación).

Las redes sociales son un tipo de comunicación poderoso que no sólo facilita tanto la comunicación bidireccional como la comunicación abierta, sino que también es son capaces de eclipsar los medios tradicionales de manera que hasta las ‘noticias falsas’ restan importancia a los hechos. Todas las generaciones futuras serán más exigentes cuando se hace referencia a la transparencia, la comunicación bidireccional y todos los tipos de interacción digital.

10. Porque el email y las publicaciones impresas no muestran mensajes de vídeo

Comparado con publicaciones de empresa impresas o el email, las redes sociales satisfacen la exigencia de ver vídeos de las generaciones más jóvenes. Y los empleados de primera línea pueden ver vídeos fácilmente a través de sus smartphones.

Naturalmente, puede incluir un link de Youtube en un correo electrónico, pero entonces pasa por alto una de las claves del éxito de, por ejemplo, Facebook: la capacidad de darle al botón play directamente es decisivo para el grado de participación de los empleados. Redes sociales internas, como Speakap, tienen la capacidad genuina de poder reproducir vídeos instantáneamente.

Gmail es uno de los pocos clientes de email que puede ofrecer la misma experiencia pero el video aún se visualiza al final del mensaje. Por último, el entorno abierto de una plataforma social es el mejor sitio para hablar de un video.

Comparacion Plataforma comunicacion interna empresas
Katy

Escrito por Katy

Katy is shaping the new voice of Speakap. When she's not writing for work, she's writing for fun. When she's not writing, then she's probably out looking for the best taco in the city.