El riesgo de utilizar redes sociales públicas para comunicación empresarial

jul 30, 2018 - 3 minutos de lectura

En las últimas semanas se ha hecho público que Continental, el fabricante alemán de componente de automóviles con más de 235.000 empleados en todo el mundo, prohibió a sus empleados usar WhatsApp y Snapchat a través de teléfonos de trabajo.

La entrada en vigor de la nueva Regulación General de Protección de Datos (RGPD) el pasado mayo 2018, ha hecho aumentar la preocupación por el uso y administración de los datos personales, ya que puede suponer cuantiosas multas para las empresas. Para Continental, el riesgo de violar la nueva legislación de privacidad se ha vuelto demasiado importante como para permitir el uso continuado de WhatsApp y Snapchat en el sitio de trabajo.

La decisión tomada por Continental parece razonable en base a lo argumentado, pero cuál es el riesgo de seguir utilizando plataformas sociales públicas como WhatsApp y Facebook en un entorno laboral?

A priori, el uso de redes sociales públicas en un ámbito profesional plantea tres problemas principales:

Por un lado, hay una falta de privacidad, ya que los mensajes son almacenados en servidores a los que nuestra organización no tiene acceso. Segundo,  existe un riesgo de seguridad; el uso de redes sociales públicas normalmente se hace desde teléfonos personales, y la empresa no puede administrar correctamente esa información sensible.  Los mensajes se almacenan en dispositivos personales a los que no tiene acceso, y el riesgo es especialmente alto, cuando por ejemplo un trabajador abandona la organización. Y tercero, el uso de aplicaciones que utilizamos durante nuestro día a día, difumina la separación entre el ámbito laboral y personal, con los potenciales conflictos que pueda conllevar para empresa y trabajador. 

Para ahondar más en estos tres pilares que hemos identificado, echa un vistazo al informe que hemos preparado: 

New call-to-action

Además, hemos hablado con KJ Dearie, consultora sobre asuntos de privacidad en Termly:

"Para las empresas que usan WhatsApp, es importante recordar que WhatsApp es, en principio, una plataforma social que no está hecha para el uso comercial. La plataforma fue puesta en cuestión por la llegada de GDPR, en particular porque no puede combinarse con herramientas de comunicación para el lugar de trabajo".
En el contexto de la RGPD, WhatsApp - una subsidiaria de Facebook - fue demandada el primer día de aplicación de la legislación RGPD. Debido a que la plataforma ya es inestable en el contexto de la nueva legislación de privacidad, las compañías que usan WhatsApp corren el riesgo de una multa.
WhatsApp no solo almacena los datos que se comparten entre los empleados, sin cumplir con los estándares de la RGPD, sino que también al usar la plataforma para fines comerciales, los datos externos de los clientes pueden estar en riesgo. Esto se aplica en particular a los departamentos de ventas y servicio al cliente, donde los equipos pueden compartir información personal y confidencial de los clientes a través de WhatsApp”.

El Business Continuity Institute también publicó un artículo útil, que se puede leer aquí.

Como compañía, es importante supervisar quién tiene acceso a qué datos. Y además de esto, cualquier persona cuyos datos estén almacenados debe dar permiso para ello. Los datos también deben de poder eliminarse de forma segura si alguien, por ejemplo un cliente, quiere reclamar "el derecho al olvido". Toda la organización debe asegurarse de que sus propias prácticas puedan cumplir con este requisito legal.

¿Puede la dirección de la empresa o el departamento de Recursos Humanos revisar fácilmente quién es miembro de cada uno de los grupos con conversaciones relacionadas con el trabajo? ¿Tiene la posibilidad de controlar de manera efectiva si los antiguos empleados todavía tienen acceso a ciertos datos personales o datos comercialmente sensibles? Una plataforma de comunicación especialmente para su uso empresarial es la mejor solución para que los responsables de la comunicación interna puedan garantizar esto.

¿Está tu organización gestionando adecuadamente el almacenamiento de información personal?

 

Comparacion Plataforma comunicacion interna empresas
Jozy Gallmann

Escrito por Jozy Gallmann