3 interne communicatie blunders om te voorkomen in 2019

8 januari 2019 - 6 minuten lezen

Wat maakt bepaalde manieren van interne communicatie goed? En omgedraaid, wat maakt bepaalde communicatie met medewerkers slecht? De kwaliteitsmeter is niet altijd zo zwart-wit. Wat we wel weten is dat matige interne communicatie een dominoeffect heeft en leidt tot inefficiënt werken, ontevredenheid en hoog verloop van personeel. 

Dat is niet wat je wil. Om je te helpen dit te voorkomen, hebben we de drie grootste interne communicatie blunders voor je op een rij gezet. Zodat jij deze fouten niet maakt, maar er een succesvol 2019 van maakt!

1. Te veel delen van verkeerde dingen

We kennen allemaal de leus sharing is caring. In de meeste gevallen is het goed om dingen met elkaar te delen. Maar in het kader van communicatie met personeel en medewerkersbetrokkenheid, kan het ook tegenwerken. Het continu delen van allerlei berichten kan op een gegeven moment teveel zijn waardoor medewerkers de berichten minder openen en minder reageren op berichten over het bedrijf, producten en acties. 

Laten we een hotelketen met meer dan 100 filialen verspreid over 20 landen als voorbeeld nemen. Er werken duizenden medewerkers bij een hotelketen van dit formaat. Neem van alle medewerkers nu het schoonmaakpersoneel. Zijn hoeven niet per se geïnformeerd te worden over speciale aanbiedingen dit het hotel heeft voor gasten. Het heeft namelijk geen invloed op hun dagelijkse taken en maakt ze zeker niet meer efficiënt in hun werk. Sterker nog, zouden ze dergelijke berichten wel steeds ontvangen, dan leidt dat hoogstwaarschijnlijk tot negatieve gevolgen. Het leidt hen af, het kan frusterend voor hen zijn om te moeten lezen over zaken die hen niet aangaan en het wordt op den duur een overkill aan informatie. 

Komt dit te veel voor, dan kan het personeel gefrustreerd raken waardoor ze steeds minder naar intern gecommuniceerde berichten zullen omkijken. Als ze hierdoor op den duur ook berichten van collega's, managers of hoofdkantoor over het hoofd zien, zal informatie die voor hen wél van belang is hen niet bereiken. Je begrijpt, dit komt de kwaliteit van hun werk niet ten goede... 

Leestip: 11 to do's voor tweerichtingsverkeer in interne communicatie.

New call-to-action

2. Geïsoleerd leiderschap

Wanneer stuurde jouw CEO het personeel voor het laatst een nuttig bericht, bedrijfsnieuws daargelaten? En, hoe vaak communiceert het management met de eerstelijnsmedewerkers? Antwoord je 'Ik weet het niet' of 'eens per jaar', dan lijkt het erop dat er in jouw bedrijf sprake is van geïsoleerd leiderschap. 

Het gebeurt vaak dat bedrijven bepaalde medewerkers binnen Communicatie of HR aanwijzen om berichten te sturen naar alle medewerkers. Voor bedrijven met voornamelijk in house personeel dat op kantoor werkt, zou deze aanpak nog succesvol kunnen zijn. Voor bedrijven met veelal non-desk medewerkers is dit zeker niet de juiste aanpak. Denk maar aan retailers, hotels, bedrijven in entertainment of productie

Als het steeds dezelfde Communicatie of HR-medewerkers zijn die de berichten naar personeel communiceren of de bedrijfsupdates posten, dan kunnen de eerstelijnsmedewerkers het gevoel krijgen dat de CEO('s) zich bewust van hen distantiëren. Ze kunnen daarbij het gevoel krijgen dat het management zich niet bewust is van de rol van iedere individuele medewerker, laat staan hoe iedere medewerker bijdraagt aan bedrijfsdoelen. Het is belangrijk dat het management actief communiceert met alle medewerkers, ook de eerstelijnsmedewerkers op de winkelvloer, aan de productielijn of in hotels. En naast het communiceren met hen, is het belangrijk dat ze actief worden betrokken bij de organisatie. Daarvoor is het van belang dat de C-suite ook zelf blijft communiceren met alle medewerkers, op regelmatige basis. Daarmee bedoel ik niet alleen een post wanneer een nieuwe medewerker wordt welkom geheten in de C-suite, maar ook communicatie direct met eerstelijnsmedewerkers. 

Leestip: communiceer je wel op de juiste manier met je medewerkers?!

3. Vertrouw niet slechts op technologie

Technologie speelt een zeer grote rol in ons leven. Uit een studie van Media:Tijd blijkt dat Nederlanders 8 uur en 45 minuten (!) aan media besteden. Dat is een optelsom van tijd die we aan media besteden als hoofdactiviteit en wanneer media gebruikt worden als nevenactiviteit, bijvoorbeeld radio luisteren tijdens het koken of een podcast luisteren in de auto. Technologie maakt ons leven in veel gevallen makkelijker. Denk maar aan applicaties als Tikkie of Google Maps. Daarbij is technologie in de vorm van communicatieplatformen van grote impact op ons leven. Je bent met een druk op de knop in contact met iemand aan de andere kant van de wereld  (alleen het tijdsverschil even goed afstemmen 😉). Ook is technologie van grote invloed op het hedendaagse werken.  Communiceren kan daardoor real time en razendsnel. Dankzij Enterprise Social Media is het steeds makkelijker om op afstand te werken en toch in contact te zijn met collega's.  aandeel-deelnemers-per-media-activiteit-op-een-gemiddelde-dag

Bron: https://www.ocwincijfers.nl/cultuur-media/media/media-tijdsbesteding

Maar...

Je voelt 'm aankomen; de grote 'maar' als het gaat om communiceren aan de hand van technologie. Technologie moet geen vervanger worden van menselijke interactie. Hoe handig en efficiënt het ook lijkt om berichten te versturen naar en ontvangen van collega's, managers en hoofdkantoor, het kan onderling ook leiden tot misverstanden, frustratie en spanning. Wat technologie namelijk niet kan is het overbrengen van lichaamstaal en gezichtsuitdrukking terwijl dit belangrijke onderdelen zijn van menselijke interactie. Hoe zeer we het ook proberen aan de hand van GIFjes en emoticons. Nog lastiger wordt het, wanneer collega's verschillende talen spreken. Daardoor kunnen geschreven berichten of updates al gauw verkeerd geïnterpreteerd worden. Daarom is het in sommige gevallen doeltreffende om elkaar 'in het echt' te spreken als je de mogelijkheid hebt. 

Leestip: Zo verbeter je interne communicatie, 3 tips van HR managers

De belangrijkste les is wat ons betreft het vinden van de juiste balans. Technologie is een prachtige aanvulling op wat wij als mens tot de komst van technologie al neergezet hebben. In de huidige tijd maakt technologie de wereld kleiner: mensen zijn makkelijker te bereiken. Met betrekking tot interne communicatie is dat net zo. Maak slim gebruik van communicatieoplossingen door restaurant medewerkers te informeren over nieuwe menu's, hotelmedewerkers te informeren over een speciale aanbieding voor gasten en winkelpersoneel op de hoogte te stellen van een productiefout in dat ene model schoen.

Máár: zorg dat medewerkers niet overspoeld raken met irrelevante berichten, zorg dat iedereen in de organisatie met elkaar communiceert en schuw vooral contact zonder technologie niet.  

Hudson's Bay Edwin
Ragini

Geschreven door Ragini

Ze is een veteraan in B2B content en communicatie: Ragini ademt storytelling, leeft voor het maken van reizen (ze bezocht al 50 landen!) en probeert graag nieuwe gerechten.