Het antwoord op het budget dilemma van HR: investeren in business support of technologie?

29 maart 2019 - 5 minuten lezen

De meeste CHRO's staan voor een lastig dilemma wanneer het weer tijd is voor het vaststellen van de jaarlijkse budgetten. Wat drukt nu het beste de waarde van HR voor het bedrijf uit? Moet het budget besteed worden aan investeringen in technologie of misschien toch aan business support?

Ik sprak met  Annelies den BoerChief HR Officer bij Speakap om te leren hoe zij deze uitdaging tackelt. 

CHRO Budget Dilemma

Ania Osinska-Bulloff: Waarom is er eigenlijk sprake van een budget dilemma voor HR?

Annelies den Boer: Naar mijn ervaring beheert HR zelden een budget en daarom "shopt" HR bij andere afdelingen om budget te verkrijgen. Daarnaast wordt HR vaak behandeld naar een stereotype: de verzorgers, de zachte kant van het bedrijf. Ze zijn zelf vaak ook meer comfortabel in die verzorgende rol. Je bent wat je gelooft dat je bent en veel HR professionals zien het niet als hun rol om naar de business en de omzet te kijken. Daarentegen houden ze liever iedereen tevreden en zorgen ze liever dat iedereen goed presteert.

Ania: Een zelfvervullende voorspelling. Zoals dat experiment in de klas waarbij kinderen die verteld werd dat ze hun klaslokaal niet netjes konden houden, dat inderdaad ook niet deden. Hun klaslokaal was een rommeltje.

Annelies: Het gaat om de connectie tussen overtuiging en gedrag. Het een beïnvloedt het ander. Veel HR professionals voelen zich niet comfortabel wanneer het gaat om de business, of de financiële kant van de organisatie. Het komt veel voor dat HR rapporteert aan Operations als onderdeel van een grote ondersteunende organisatie. Het probleem is dat daar het budget bepaald wordt. Door de zakelijke visie links te laten liggen, verspil je je plek in de boardroom. 

Ania: Laten we het eens hebben over het belang van HR in een bedrijf. Veel progressieve CEO's roepen Chief Happiness Officers, Chief People Officers, Chief Heart Officer, etc. uit tot hun rechterhand in organisaties. Is dit nog steeds slechts uitzondering in plaats van regel?

Annelies: Het is een ideale situatie voor HR en het is een voorrecht om in die situatie te zitten. Het is typerend dat HR vertrekt als het met bedrijven niet goed gaat. Plotseling heeft HR dan een tekort aan mensen waardoor het reactief gaat opereren in plaats van dat HR aan het roer stond. Het belang van het stimuleren van medewerkers om zo goed mogelijk te presteren gaat hand in hand met de groei van de omzet en HR moet iedereen eraan blijven herinneren dat het werk uiteindelijk gedaan wordt door mensen.

Ania: Wat is er nodig voor een plek voor HR in de boardroom? Om behandeld te worden als gelijke business partner in plaats van overkoepelend orgaan?

Annelies: Zonder data zal HR gezien blijven worden als de zachte kant van de business waardoor het onzichtbaar blijft voor de aandeelhouders. Mijn advies is: wees analytisch, voorzie in ondersteundende cijfers en geef inzicht. Bij Speakap gaan we naar mijn idee richting een ideale situatie. In de boardroom zitten een Product Owner, een Commercial Owner en een sterke financiële professional die de organisatie ondersteunt en vragen kan beantwoorden als: zijn we een gezond bedrijf? De vierde in de boardroom is HR. Wij focussen op hoe we kunnen groeien en of de mensen meegroeien met het bedrijf. 

Ania: Hoe beïnvloedt dit het budget dilemma van HR? 

Annelies: Om aan de juiste, ondersteundende cijfers te komen moet je ten alle tijden toegang hebben tot technologie. Het probleem is dat technologie duur is omdat je vaak per medewerker betaalt. Als je groeit heb je in toenemende mate een groter budget nodig. Vervolgens moet je ervoor zorgen dat je medewerkers op snelheid komen zodat ze de technologie kunnen gebruiken waarin je geïnvesteerd hebt. Als je het systeem eenmaal gebruikt is het ontzettend tijdrovend om de hele organisatie over te hevelen naar een nieuw systeem. Je komt werkprocessen tegen, bijvoorbeeld een systeem met vijf excel sheets met data waarna je tegen jezelf zegt: 'Het is prima om zo te werken!' Als HR reken je op die systemen, denk aan payroll, recruitment, onboarding checklists, feedback en prestatie tools... Ze moeten allemaal goed werken en op een effectieve en heldere manier verwerkt kunnen worden door administratie. Anders wordt de hoeveelheid werk alleen maar meer. 

Tot slot, weet dat de people analytics functie in opkomst is. Het is een nieuwe positie die focust op het analyseren van medewerkersdata en wat dit voor het bedrijf betekent. Het is een ware kans om door middel van technologie inzicht te krijgen in deze data. 

Ania: Waar geef je in het HR budget prioriteit aan: technologie of steun voor de business?

Annelies: Aan de investering in technologie omdat het schaalbaar is. HR zal altijd de business faciliteren (meer als rol influencer dan eigenaar of controleur). Je hebt inzichten nodig om je waarde te bewijzen. Of dat nu inzichten zijn in recruitment data - bijvoorbeeld hoeveel tijd het kost om iemand aan te nemen, wat de status is van de huidige funnel of onboarding data. Je moet een analystische mindset hebben om te begrijpen wat deze data zeggen voor jouw snel veranderende organisatie. Gewapend met deze informatie, bewust van het publiek in de boardroom en wat hen motiveert, zou je iedereen moeten kunnen overtuigen van jouw standpunt. 

Ania: En hoe behoudt je die plek in de boardroom voor HR?

Annelies: Vraag erom en "own it". HR mag dan wel eens gezien worden als een "nice to have" afdeling, maar is HR goed georganiseerd dan levert dat iedereen tijd op en kan het van de grootste invloed zijn op de bedrijfsresultaten. 

Interne Communicatiekloof Onderzoek
Ania Osińska-Bulloff

Geschreven door Ania Osińska-Bulloff