Productnieuws: e-mail niet langer de enige manier voor registratie

8 november 2018 - 5 minuten lezen

Niet iedereen heeft een e-mailadres. Dat klinkt onwaarschijnlijk gezien de tijd waarin we leven, maar het World Economic Forum schat dat er meer dan 4 miljard mensen - met name in ontwikkelingslanden - geen toegang hebben tot een internetverbinding.

Voor al die mensen die wél een e-mailadres hebben, betekent dat nog niet dat ze ook goed bereikbaar zijn. Met name voor bedrijven is het lastig om hun mensen te bereiken. Alle Speakap gebruikers weten dat je een e-mailadres nodig hebt om je Speakap account te activeren.

Vanaf nu hebben we een alternatieve manier van registratie beschikbaar voor iedereen die géén e-mailadres heeft of gebruikt voor zakelijke doeleinden. Het komt erop neer dat je een fysieke uitnodiging print waarmee medewerkers hun Speakap accounts activeren.

Om jullie uit te leggen hoe deze feature precies werkt en wat de reden was het te bouwen, ging ik ingesprek met een van onze product managers, Tom Kleijn.

Kun je ons wat meer vertellen over de feature en hoe het werkt?

Tom: De Alternatieve Registratie (of Printbare Uitnodiging) feature stelt de admin van het netwerk in staat om medewerkers uit te nodigen voor Speakap zonder dat hij daarvoor hun e-mailadres nodig heeft.

Blog Image_Enable Printable Invite

De uitnodiging kan dan geprint worden om aan de medewerker te geven. Op de print vindt de medewerker - naast een link naar de pagina - zijn gebruikersnaam en tijdelijk wachtwoord waarmee hij kan inloggen op zijn persoonlijke Speakap account.

Voor het gemak en de efficiëntie creëerden we de optie voor admin's om deze uitnodigingen te beheren. Ook is het mogelijk om de details van dergelijke uitnodigingen te managen: zowel netwerkbreed als per afdeling of team. Op deze manier kunnen admin's medewerkers op ieder niveau snel helpen bij de registratie van hun Speakap account. 

We wilden dit op zo'n manier inrichten dat het zoveel mogelijk zelf-service betreft en zo makkelijk mogelijk is. Iedere HR of Communicatie medewerker kan dit instellen en printen voor de medewerkers voor wie het nodig is. Ze kunnen naar deze medewerkers zoeken op naam in plaats van e-mailadres. De uitnodiging bevat een URL, een toegewezen gebruikersnaam en een tijdelijk wachtwoord.

Om ervoor te zorgen dat medewerkers zich welkom voelen bij de organisatie, kan de admin een persoonlijk berichtje toevoegen aan de uitnodiging.

Blog Image_Personal Message

Tot slot betekende de afwezigheid van een e-mailadres ook dat we na moesten denken over de flow van het resetten van het wachtwoord. Omdat we geen gebruik kunnen maken van een beschikbaar e-mailadres, creëerden we de mogelijkheid om per brief een nieuw wachtwoord aan te vragen. Ook deze kan geprint en overhandigd worden aan de medewerker. Zo kan de medewerker zelf zijn wachtwoord opnieuw instellen.

Wat was de drijfveer voor het creëren van deze specifieke feature?

Tom: In ons contact met bedrijven in België en Frankrijk bleven we steeds over hetzelfde probleem horen. Vakbonden in België stellen bijvoorbeeld dat werkgevers de zakelijke e-mailadressen van hun werknemers louter mogen gebruiken voor zakelijke doeleinden. Nu zul je denken dat een intern communicatieplatform dat gebruikt wordt tijdens werkuren hier wel aan voldoet. Maar de meeste bedrijven in de regio zijn erg gevoelig voor zulke regels van vakbonden en nemen het zekere voor het onzekere.

Dus als de enige optie e-mailregistratie is, kan dat problemen veroorzaken voor deze bedrijven en beperkt dat de mogelijkheid om Speakap als communicatieplatform te gebruiken. Zo blijven ze zitten met de vraag hoe ze hun non-desk medewerkers wél kunnen bereiken. Voor ons was dit een van de grootste redenen om deze nieuwe feature te ontwikkelen.

Tot slot: hoe beslist het product team welke features er gerealiseerd worden? 

Tom: Hierbij spelen een aantal sleutelfactoren een rol. Wanneer je met onze co-founder Patrick van der Mijl praat die nauw betrokken is bij het product, merk je dat hij zeer gefocust is op de lange termijn visie van ons product. Hoe draagt het product bij aan het opschalen? Is het innovatief genoeg om markt- en ondernemings specifieke problemen op te lossen? Dit soort vragen stelt hij zichzelf en het product team. 

Blog Image_Product Vision2

Een andere belangrijke factor is natuurlijk klantfeedback. Onze klanten zijn voor ons van levensbelang en ons product is er volledig op gericht hen te helpen in het bereiken, motiveren en betrekken van hun eerstelijnsmedewerkers. Daarom luisteren we goed naar onze klanten. We stellen vragen, we vragen om ongezouten feedback en we luisteren nog wat meer.

Ten slotte moeten we ook denken aan zaken als de stabiliteit van het platform, de snelheid, de databescherming en algehele naleving van de wet. Deze zaken kunnen niet genegeerd worden en verwijzen terug naar de eerste twee sleutelfactoren die ik noemde: product visie en klantfeedback.

New call-to-action
Ragini

Geschreven door Ragini

Ze is een veteraan in B2B content en communicatie: Ragini ademt storytelling, leeft voor het maken van reizen (ze bezocht al 50 landen!) en probeert graag nieuwe gerechten.