De interne communicatiekloof: van beleid naar dat wat non-desk personeel écht wil en nodig heeft

1 februari 2019 - 6 minuten lezen

Gebruik jij Facebook Messenger wel eens om contact te zoeken met een collega? Of zit je in een of meerdere WhatsApp groepen voor werkgerelateerde doeleinden? Dat is niet zo gek. Steeds meer mensen gebruiken messaging apps en sociale media om te communiceren op de werkvloer. Uit onderzoek van Multiscope uit 2015 bleek dat vier op de tien WhatsApp gebruikers deze dienst ook gebruiken voor zakelijke communicatie.

Onderzoek: "De interne communicatiekloof"

Deze statistieken kunnen we aanvullen met uitkomsten uit ons eigen onderzoek naar interne communicatie en daarmee samenhangende medewerkersbetrokkenheid. Voor dit onderzoek stelden we een survey op die we afnamen bij ruim duizend respondenten. Deze respondenten zijn werkzaam als non-desk medewerkers en komen uit Nederland, Duitsland, Spanje, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten.

Messaging apps en sociale media

We vroegen hen naar hun voorkeuren en frustraties rondom interne communicatie. Daaruit bleek dat 18 procent van de non-desk medewerkers messaging apps (zoals WhatsApp, Facebook Messenger, Skype en Telegram) gebruikt als primair kanaal voor communicatie met collega’s, managers en hoofdkantoor. Daarvan gebruikt meer dan de helft (53 procent) van de respondenten deze messaging apps één tot zes keer per dag voor werkgerelateerde zaken. Daarentegen antwoordde 16 procent ‘nee’ op de vraag of HR en/of Communicatie wist van het gebruik van deze apps op de werkvloer.

NL - Bar charts 3Ook zijn we het gebruik van sociale media sites voor interne communicatie nagegaan. Bijna de helft van de respondenten (47 procent) bevestigt sociale media te gebruiken om te communiceren met collega’s, managers en hoofdkantoor. Dit komt niet slechts eens per week of per maand voor. Nee, 38 procent van de ondervraagden geeft toe één tot zes keer per dag gebruik te maken van sociale media voor werkgerelateerde zaken. Ook hier gaven zij aan (20 procent) dat HR en afdeling Communicatie niet van het gebruik afweet.

NL - Circle diagrams 6HR en Communicatie niet op de hoogte

Wat is de reden dat HR en Communicatie hier niet van op de hoogte zijn? Een reden kan zijn dat deze afdelingen een ander communicatiemiddel in hun beleid hebben opgenomen. Bijvoorbeeld intranet of bedrijfse-mail. Zij hebben zo hun redenen om daarvoor te kiezen. Intranet en bedrijfse-mail maken het mogelijk om controle te houden op de communicatie en zin het kader van databeveiliging zijn het veilige tools zijn.

Maar medewerkers grijpen niet zonder reden naar messaging apps en sociale media om te communiceren met hun collega’s. Veel intranetten zijn namelijk niet gebruiksvriendelijk en niet efficiënt om mee te werken. Daarnaast hebben veel medewerkers last van bomvolle, onoverzichtelijke inboxen. Messaging apps en sociale media bieden dan een uitkomst. Bijna de helft (49 procent) van de respondenten noemde gebruiksgemak en efficiëntie als belangrijkste voordeel van messaging apps. Voor 20 procent is dat de korte reactietijd en 14 procent vindt het hebben van een groot bereik door middel van grote groepen het grootste voordeel.

NL - Bar charts 10Nadelen messaging apps & sociale media

Het is natuurlijk niet voor niets dat HR en Communicatie een intranet en/of bedrijfse-mail aanbieden en er niet de voorkeur geven messaging apps en sociale media voor interne communicatie in te zetten. Er kleeft namelijk een aantal grote nadelen aan. De belangrijkste hebben we voor je op een rij gezet:

24/7 karakter

Tools als WhatsApp, Facebook en Snapchat zijn dag en nacht beschikbaar. Een veelgehoorde wens is: zat er maar een Out of Office functie op WhatsApp. Omdat deze tools altijd beschikbaar zijn, kan het gebeuren dat medewerkers ook buiten werktijd om nog berichten van hun baas of collega’s ontvangen. Dit kan de indruk wekken dat van hen verwacht wordt dat ze ten alle tijde reageren. Meer dan de helft van de mensen, 55 procent, vindt het moeilijk om niet toe te geven aan de neiging deze berichten direct te beantwoorden.

Privacy/beveiliging

Een groot risico van messaging apps en sociale media voor interne communicatie is het gebrek aan controle. Het is voor HR en Communicatie moeilijk er overzicht op te bewaren, omdat medewerkers onderling, afgezonderde groepsgesprekken oprichten. In dergelijke groepen kan allerlei vertrouwelijke informatie gedeeld worden. Het is een dagtaak om hier bovenop te zitten, om ervoor te zorgen dat gevoelige informatie niet op straat komt te liggen en  te zorgen dat oud-medewerkers niet onnodig in groepsgesprekken blijven.

Met de komst van de GDPR (AVG in het Nederlands) die van kracht ging op 25 mei 2018, is de wetgeving rondom databeveiliging flink aangescherpt. En dat is niet zonder effect; eerder dit jaar werd duidelijk dat sommige bedrijven messaging apps (zoals WhatsApp en Snapchat) bannen om te kunnen voldoen aan de nieuwe wetgeving.

Grens zakelijk en privé

Als je messaging apps of sociale media ook zakelijk gebruikt, is het lastig om de grens tussen zakelijk en privé te bewaken. Als je WhatsApp in het weekend of buiten werktijd opent en er verschijnen berichten van collega’s of je baas, is de verleiding toch groot om het even te lezen of te beantwoorden. Met name in groepsgesprekken leidt dit tot ergernissen van collega's.

Oplossing

Het is niet moeilijk om de nadelen van messaging apps en social media voor interne communicatie uit de weg te gaan. Een goede oplossing is Enterprise Social Media in de vorm van een intern communicatieplatform. Het is een efficiënt alternatief dat tweerichtingsverkeer in interne communicatie op een leuke, effectieve en veilige manier stimuleert .

Speakap is een intern communicatieplatform dat volledig veilig en privé te gebruiken is. Ons platform is integreerbaar met talloze tools zoals HR, CRM, payroll en management tool. Zo maak je van het interne communicatieplatform een one-stop-shop voor medewerkers. Een platform waar ze niet alleen kunnen communiceren met collega's, maar ook benodigde informatie en training vinden, hun kosten kunnen declareren en roosters kunnen inzien. Speakap is altijd beschikbaar, waardoor de lijnen kort zijn, ongeacht waar medewerkers werkzaam zijn. Maar: er is ook een Niet Storen feature beschikbaar. Zo kunnen medewerkers, indien gewenst, offline gaan om ongestoord van hun vrije tijd te genieten.  

 

Uit ons onderzoek bleek dat 68 procent van de respondenten aangaf te zullen stoppen met messaging apps en social media op de werkvloer als hun werkgever hen een intern communicatieplatform aanbiedt.

NL - Circle diagrams 13

 

Dus werkgevers, waar wachten jullie nog op?!

Interne Communicatiekloof Onderzoek
Jozy Gallmann

Geschreven door Jozy Gallmann