Productnieuws: vernieuwde privacy instellingen waar je juridische team blij van wordt

2 januari 2019 - 3 minuten lezen

Oké, je wordt waarschijnlijk niet meteen enthousiast bij de gedachte aan een nieuwsupdate over onze juridische instellingen, maar neem maar van ons aan: als je deze blogpost aan je juridische en compliance teams laat zien, garanderen we dat je hoge ogen scoort - en dat Speakap hun nieuwe favoriete interne sociale platform wordt.

Om ons inzicht te geven in deze kleine maar krachtige update, praten we bij met Speakap's product manager Tom Kleijn.

Voor de minder-legaal-bekwamen, kun je uitleggen wat deze update inhoudt?

Voorheen, als een nieuwe eindgebruiker voor het eerst inlogde op Speakap, zagen ze onze eigen Speakap Algemene Voorwaarden. Maar in werkelijkheid zijn deze Algemene Voorwaarden van toepassing tussen organisatie en hun medewerkers - niet tussen de organisatie en Speakap. Deze update biedt onze klanten de gelegenheid om hun eigen Algemene Voorwaarden op te stellen die van toepassing zijn voor de organisatie en hun medewerkers die Speakap gebruiken.

Waarom heeft een organisatie zijn eigen Algemene Voorwaarden nodig?

Ieder land heeft zijn eigen specifieke voorwaarden en ook tussen organisaties zijn vaak verschillen. Dus wilden we onze klanten de handvatten bieden om zelf te formuleren wat eindgebruikers wel en niet kunnen via Speakap en hoe hun data worden gebruikt.

En hoe ziet deze feature eruit in Speakap?

Als de netwerkbeheerder naar 'Netwerkinstellingen' gaat in Speakap, ziet hij een 'Juridische instellingen' optie. Er zijn drie instellingen die kunnen worden aangepast:

  1. Algemene Voorwaarden: nieuwe gebruikers moeten de checkbox aanvinken voordat zij zich registreren, en een melding kan worden getoond aan bestaande gebruikers als de Algemene Voorwaarden zijn geüpdatet.
  2. Privacy verklaring: Deze hoeft niet te worden bevestigd door de gebruiker maar is altijd toegankelijk.
  3. Juridische kennisgeving: Dit is simpelweg informerend.

Eenmaal geüpdatet, wordt eindgebruikers gevraagd om akkoord te geven als een opt-in vereist is en kunnen zij documenten op ieder moment in hun persoonlijke instellingen terugzien.

screenshot terms conditions
Kan ik de inhoud van deze feature zelf aanpassen?


Ja, uiteraard. Je kunt hem om te beginnen noemen hoe je dat zelf wilt. Bovendien kun je de inhoud naar eigen inzicht wijzigen. Als je een gebruikersovereenkomst hebt (regels rond het gebruik van content) of andere informatie wilt delen waarvan je wilt dat medewerkers er actief toestemming voor moeten geven of gemakkelijk toegang tot hebben, kun je dit dusdanig aanpassen dat het klopt met wat je wilt delen.

Ook in de berichtgeving zelf hebben we een rich text editor toegevoegd zodat klanten hyperlinks kunnen toevoegen (naar een medewerkershandboek bijvoorbeeld) of dikgedrukte of schuingedrukte tekst toevoegen. Je kunt geen afbeeldingen of video's toevoegen aangezien privacy regelgeving wat ons betreft niet de juiste plek is voor een Barbie GIF!

Wanneer is deze feature beschikbaar voor klanten van Speakap?

Het is al volledig uitgerold. Onze bestaande klanten moeten zich ervan bewust zijn, dat als ze zelf nog niet handmatig Algemene Voorwaarden hebben toegevoegd, er nu niks staat en een update dus vereist is. Er staat geen placeholder maar deze kunnen wij op verzoek wel ter inspiratie delen.

Bedankt Tom voor het interessant en begrijpelijk maken van de nieuwe juridische en privacy feature. Nu, stuur deze blog door naar je juridische team. Daar zullen ze ongetwijfeld blij mee zijn!

New call-to-action
Matt

Geschreven door Matt

Matt is Content Marketing Director bij Speakap en helpt organisaties graag met het behalen van successen.