Zó komt je sociale platform bij iedere leeftijd op de werkvloer tot leven

18 oktober 2018 - 9 minuten lezen

Jij werkt op de HR- of interne communicatie-afdeling van je organisatie en recent is de knoop doorgehakt om met een intern sociaal platform te gaan werken. Jullie zijn samen met het management overtuigd dat dit de toekomstige manier van communiceren is met medewerkers. Tijd om de medewerkers te activeren!

Non-desk medewerkers bereiken

In een organisatie met veel filialen en medewerkers die niet achter een computer werken, vraagt het om speciale aandacht om iedereen actief aan de slag te krijgen met het interne sociale netwerk. Denk maar aan het feit dat parttimers niet altijd op reguliere werktijden aanwezig zijn en dat zij bovendien vaak wisselende roosters hebben. Daarbovenop werken zij vaak niet op één vaste werkplek. Dan is er nog het volgende: houd rekening met iemands generatie.

Generaties voor de activatie van je platform als uitgangspunt

Dat je verschillende generaties ieder het beste op hun eigen manier kunt aanspreken, is natuurlijk niet nieuw. De tijdgeest is van invloed op wat iemand belangrijk vindt en hoe iemand in het leven staat. Dit heeft ook concrete gevolgen voor de introductie van het interne sociale netwerk bij verschillende generaties medewerkers. En wel op de volgende manier:

Babyboomers

Plichtsgetrouw, praktisch en in voor een lolletje: dat is Gerry in drie woorden. Zij is 59 jaar oud werkt vier dagen per week bij een grote winkelketen waar zij het aanspreekpunt is voor alle klanten met hun vragen over de producten en diensten. Al 12 jaar bekijkt ze het rooster dat op het prikbord hangt, schrijft dat over in haar agenda en komt op die afgesproken tijden naar kantoor. WhatsApp hoeft voor haar niet zo nodig. Als mensen haar willen spreken, kunnen ze haar op de huistelefoon bellen of een e-mail sturen naar het gezamenlijke e-mailadres met haar man, dat ze af en toe bekijkt.

Portret babyboomer-783796-edited


Tijd om Gerry te bereiken met het interne sociale platform!


De introductie van een intern sociaal platform betekent dat ook Gerry aan de bak moet. Ze hoorde er al over op de maandelijkse vergadering en las erover in het bedrijfsmagazine. Ze kan er echter niet zoveel mee, want ze is niet zo digitaal ingesteld.

De reden dat Gerry graag een papieren agenda gebruikt, is omdat ze haar rooster daarmee altijd dicht bij de hand heeft. Als er iets op haar mobiel niet goed gaat qua updates en instellingen, blijft ze daar maanden mee rondlopen omdat ze niet weet hoe ze het kan oplossen. Zelfs als dat betekent dat ze hierdoor niet de programma’s kan gebruiken die ze normaal gesproken doet. Zolang het haar niet heel duidelijk is hoe het werkt en wat ze ermee kan, zal Gerry het platform in de praktijk niet gebruiken.

Gerry activeren op het sociale platform

Aangezien Gerry uit zichzelf niet snel aan de slag zal gaan met een nieuwe digitale tool, kun je haar het beste uitgebreid meenemen in de mogelijkheden en het gemak van dit nieuwe platform.

Workshop ‘Aan de slag met het interne sociale netwerk’

Organiseer een bijeenkomst waarin op een gemakkelijke en toegankelijke manier wordt uitgelegd hoe het werkt en hoe het je werkende leven vergemakkelijkt. Leg ook uit wat de voordelen zijn van een intern sociaal platform ten opzichte van andere veelgebruikte platformen zoals WhatsApp: waarom zou je het gaan gebruiken?

1a. Toon tijdens deze workshop een instructiefilmpje van de werking van het platform of geef een live demonstratie waarbij stap voor stap in Jip & Janneke-taal hoe het werkt. Dit instructiefilmpje kun je natuurlijk ook los verspreiden, bijvoorbeeld via de interne nieuwsbrief en uploaden in Speakap zodat het opnieuw geraadpleegd kan worden.

1b. Print het stappenplan en geef deze aan het einde van de workshop aan iedere medewerker mee zodat ze weten wat ze ermee moeten.

Wat je vooral niét moet doen:

  • De uitnodigingslink naar Gerry toesturen en daar verder geen toelichting aan verbinden.
  • Ingaan op de geavanceerde mogelijkheden van het platform.

Persoonlijke training of in kleine groepjes

Peil na de workshop hoe medewerkers zoals Gerry hun draai vinden via het internationale sociale netwerk een maandelijkse opfris-sessie met een paar medewerkers opnieuw te kijken hoe het precies werkt.

Generatie X

Arie is 38 jaar oud, heeft een druk gezinsleven en werkt 32 uur per week in ploegendiensten op de technische afdeling van een bouwbedrijf. Arie is net als zijn generatiegenoten erg digitaal ingesteld en gebruikt de mobiele telefoon voor allerhande doeleinden. Op het moment is er een WhatsApp groep waarin informatie wordt uitgewisseld over diensten en vragen. Die vragen komen te pas en te onpas wat Arie niet bevalt: als hij klaar is met werken, wil hij ook echt klaar zijn en zich richten op zijn gezin, vrienden en hobby's. Dat is dan ook de reden dat de WhatsApp groep al tijdenlang op mute staat.

lucas-favre-483793-unsplash-655294-edited

Tijd om Arie te bereiken met het interne sociale platform!


De introductie van het nieuwe interne sociale netwerk ving Arie al op via de maandelijkse updates op het prikbord bij het bouwbedrijf. Het idee bevalt hem wel dat het prikbord en WhatsApp daarmee verleden tijd worden. Hij vraagt zich wel af of zijn baas dan niet precies kan zien wat er allemaal gebeurt op het platform.

Arie activeren op het sociale platform

Om medewerkers zoals Arie te enthousiasmeren om het interne sociale platform actief te gaan gebruiken, moet het vooral duidelijk zijn wat de voordelen ervan zijn ten opzichte van de kanalen die zij tot nu toe gebruiken. Zij hebben een druk leven en hebben behoefte aan directe en concrete argumenten. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen praktische bruikbare toepassingen voor het platform en daarbij niet teveel uit te kauwen hoe het werkt, omdat zij handig genoeg zijn om daar zelf binnen no-time wegwijs in te worden.

Update via de bestaande interne communicatiekanalen

Arie is al met de organisatie verbonden via de huidige interne communicatiekanalen. Naar zijn mening kan het wel een inkrimping gebruiken. Van de huidige nieuwsbrief, bedrijfsmagazine, prikbord en WhatsApp groepen naar één intern communicatieplatform klinkt hem als muziek in de oren.

“Beste Arie,

Zoals je weet is [organisatie] de afgelopen maanden druk bezig geweest met de oriëntatie op een vernieuwingsslag van de interne communicatie. Wij vinden dat het beter kan, gemakkelijker en meer aansprekend. Bovendien willen we graag jouw input horen, waar je je ook in de organisatie bevindt.

Om je concreet uit te leggen hoe het nieuwe platform werkt en wat je er allemaal mee kunt, nodigen we je uit voor de officiële aftrap op [datum]

Met vriendelijke groet,

Management [Organisatie]”

Uiteraard is het goed om je eigen draai te geven aan de precieze boodschap en inhoud van de uitnodiging, maar hopelijk is dit een zetje in de juiste richting.

Workshop ‘Ideeën voor posts op het interne sociale platform’

Maak de mogelijkheden van het nieuwe platform en geef tijdens de lancering een workshop afhankelijk van het interesse- en bekwaamheidsniveau van de medewerker. In het geval van Arie gaat het daarbij vooral over het aanreiken van ideeën van de mogelijkheden van het platform.


De briefing van de werking van het platform compact en to-the-point communiceren.

  • Eén platform voor alle interne communicatie = overzichtelijk, gemakkelijk.
  • Mogelijkheden demonstreren voor algemeen gebruik: foto toevoegen, video toevoegen.
  • Aanstippen hoe de privacy is geregeld met dit nieuwe platform.
  • Benoemen hoe intuïtief het platform werkt: just try & see!

Gratis download voor extra inspiratie

Generatie Y

Annika is 22 jaar oud werkt bij een fastfoodketen achter de kassa. Ze studeert, gaat graag uit en is 12 uur per week (avonden en weekend) op haar werk te vinden en ziet haar smartphone als een trouwe kameraad. Annika is wat je noemt een echte Millennial, als peuter speelde zij al met een mobiele telefoon en kon van jongs af oefenen met swipen. Je vindt haar terug op Instagram, Snapchat en vooral erg veel op WhatsApp in chatgroepjes met vriendinnen.

Portret gen Y Milennial 2-873905-edited

Tijd om Annika te bereiken met het interne sociale platform!

Het idee van een sociaal netwerk voor haar werk spreekt Annika erg aan. Gemakkelijk iedereen aanspreken en je vragen kunnen stellen, klinkt haar als een verademing in de oren. Sterker nog, de gedachte eraan doet bij Annika al de nodige inspiratie opborrelen over de ervaringen die ze de laatste tijd heeft meegemaakt op de werkvloer en de ideeën die ze graag wil opgooien bij het management van haar winkelketen. Tijdens haar werk heeft ze namelijk wat concrete verbeterpunten gespot maar nog geen moment gevonden om deze bij de juiste persoon aan te brengen.

Annika activeren op het sociale platform

Om alle medewerkers zoals Annika die parttime werken en met wisselende diensten gemakkelijk te bereiken, is het belangrijk dat je ze aanspreekt op een manier die bij hen past.

Organiseer een (verplichte) webinar of maak een vlog

Video is met stip dé manier om haar (generatie Y) aan te spreken. In combinatie met het ‘live’-element dat bij deze leeftijdsgroep aanspreekt, is een webinar een interessante optie om uit te leggen wat je allemaal met het platform kunt en hoe je hiermee het onderste uit de kan haalt. Met een webinar kun je de herkenning laten zien van de bestaande sociale netwerken die ze al gebruikt en de eventuele toevoegingen die dit platform nog meer tot haar verbeelding doen spreken. Het handige hieraan is bovendien dat je deze opname achteraf kunt uploaden op het interne sociale netwerk voor iedereen die het nog eens terug wil kijken of niet de kans had om het eerder te bekijken.

Zet een interne blog of vlog online met als onderwerp “10 weetjes waarmee je iedereen verbluft op je interne sociale netwerk”

De generatie van Annika houdt van ideetjes die zij graag in blogvorm bekijken. Pas je daar als organisatie op aan en deel de handigste ins en outs met Annika via een blogpost hierover.

Organiseer sociale events en/of competitie rondom het platform

Medewerkers zoals Annika staan erg open voor sociale elementen in het sociale platform, vanwege hun levensfase en vaak natuurlijk aanwezige interesse voor sociale netwerken. Vraag hen om ‘de leukste ervaring van de afgelopen week’ te delen’ of ‘het lekkerste lunchgerecht van afgelopen week’.

Zo zie je zowel Gerry, Arie als Annika binnen de kortste keren actief op het sociale platform!

New call-to-action
Charlotte Eggens

Geschreven door Charlotte Eggens

Charlotte is Content Marketing Manager bij Speakap. Mooie content maken is wat ze het liefste doet: gisteren, vandaag en morgen.